Ketika sebuah training selesai dilaksanakan, pekerjaan HR sering kali dianggap selesai. Hal-hal seperti: Peserta sudah mengikuti sesi, trainer sudah menyampaikan materi, attendance sudah dicatat, feedback sudah dikumpulkan, laporan sudah dibuat. Namun, belum tentu training itu dapat dikatakan berhasil.

Sebuah training dapat berlangsung dengan lancar tetapi belum tentu menghasilkan perubahan yang diharapkan perusahaan. Karena itu, mengukur efektivitas training menjadi bagian penting dari proses pengembangan karyawan.

Apa yang Dimaksud dengan Efektivitas Training?

Efektivitas training menunjukkan sejauh mana sebuah program pelatihan berhasil mencapai tujuan pembelajaran dan pengembangan yang telah ditetapkan.

Jika perusahaan mengadakan training dengan tujuan meningkatkan kemampuan presentation skills, misalnya, maka HR perlu melihat apakah kemampuan tersebut benar-benar meningkat.

Jika tujuan trainingnya adalah meningkatkan kemampuan leadership manager, maka evaluasinya tidak cukup hanya dengan menanyakan apakah peserta menyukai training tersebut.

Untuk itu, HR perlu mengetahui apakah terdapat perubahan kompetensi dan perilaku setelah training. Dalam hal ini berarti membuktikan juga bahwa training activity tidak selalu berjalan lurus dengan training effectiveness

Mengapa Evaluasi Training Penting?

Tanpa evaluasi, perusahaan akan kesulitan mengetahui apakah investasi training memberikan hasil yang sepadan.

Evaluasi dapat membantu HR:

  • mengetahui apakah learning objective tercapai,
  • memahami pengalaman peserta,
  • mengidentifikasi kekurangan program,
  • membandingkan hasil antarprogram,
  • menentukan kebutuhan pengembangan berikutnya,
  • dan memberikan data kepada manajemen.

Evaluasi juga dapat membantu HR mengambil keputusan, seperti keberlanjutan program, materi yang harus di perbaharui, kecocokan trainer, coaching lanjutan untuk peserta, atau bahkan metode pembelajaran yang perlu diubah.

Evaluasi Training dengan Kirkpatrick Model

Salah satu pendekatan yang banyak dikenal dalam evaluasi training adalah Kirkpatrick Model.

Model ini membagi evaluasi menjadi empat level.

Level 1: Reaction

Level pertama melihat bagaimana reaksi peserta terhadap training.

Beberapa hal yang dapat dievaluasi antara lain:

  • kepuasan terhadap training,
  • relevansi materi,
  • kualitas trainer,
  • metode pembelajaran,
  • fasilitas,
  • serta pengalaman peserta secara keseluruhan.

Survey setelah training biasanya digunakan untuk mengukur aspek ini. Namun, HR perlu memahami bahwa peserta yang puas belum tentu mengalami peningkatan kompetensi. Karena itu, reaction hanyalah salah satu bagian dari evaluasi.

Level 2: Learning

Level kedua kita dapat melihat apakah peserta benar-benar memperoleh pengetahuan atau kemampuan baru. Assessment ini dapat dilakukan sebelum dan sesudah training.

Dengan membandingkan hasilnya, HR dapat memperoleh gambaran mengenai perubahan learning.

Misalnya, bagi peserta yang mengikuti training Excel. Sebelum training, peserta diberikan assessment untuk mengukur kemampuan awal. Setelah training, assessment dilakukan kembali. Perbandingan dari hasil sebelum dan sesudah training dapat memberikan informasi lebih jauh mengenai peningkatan kemampuan peserta training.

Level 3: Behavior

"Apakah peserta benar-benar menerapkan apa yang dipelajari?"

Pertanyaan ini membawa ke level evaluasi yang lebih dalam.

Seseorang mungkin mendapatkan nilai tinggi dalam post-test, tetapi belum tentu menerapkan kompetensi tersebut dalam pekerjaannya. Karena itu, HR dapat melakukan follow-up setelah training.

Follow-up yang dapat dilakukan antara lain:

  • observasi,
  • feedback atasan,
  • assessment lanjutan,
  • coaching,
  • atau performance review.

Level 4: Results

Level terakhir tentu dengan melihat dampak terhadap hasil organisasi/perusahaan.

Misalnya training sales diharapkan membantu meningkatkan conversion rate. Training customer service diharapkan membantu meningkatkan customer satisfaction. Training productivity diharapkan membantu mengurangi waktu pengerjaan.

Pada tahap ini, HR mulai menghubungkan pembelajaran dengan indikator bisnis. Tidak semua training harus langsung dikaitkan dengan revenue. Namun, HR sebaiknya memiliki gambaran mengenai kontribusi yang diharapkan dari program tersebut.

Karena lagi-lagi, yang utama tetap keberlanjutan bisnis-lah yang paling utama.

Hal-hal yang harus diperhatikan saat mengevaluasi training perusahaan

Jangan Hanya Mengandalkan Feedback Peserta

Feedback peserta memang penting, namun feedback bukan satu-satunya indikator keberhasilan. Bayangkan sebuah training mendapatkan rating 4,8 dari 5. Peserta menyukai trainer, materinya menarik, fasilitas bagus, semua peserta memberikan feedback positif. Tetapi tiga bulan kemudian, tidak ada perubahan dalam cara kerja peserta.

Karena itu, HR perlu membedakan antara Participant Satisfaction dan Learning & Business Impact. Keduanya penting, tetapi memiliki fungsi yang berbeda.

Tentukan Indikator Sebelum Training Dimulai

Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan evaluasi adalah menentukan indikator keberhasilan sejak awal. Hal ini sebenarnya sudah berhubungan dengan proses Training Needs Analysis. Jika TNA telah menentukan kebutuhan dan outcome, maka HR akan lebih mudah menentukan apa yang harus diukur.

BACA JUGA: Training Needs Analysis: Cara HR Menentukan Pelatihan yang Tepat untuk Karyawan

Misalnya, kebutuhan perusahaan adalah meningkatkan kemampuan manager dalam memberikan feedback. Outcome yang diharapkan adalah Manager mampu melakukan structured feedback kepada anggota tim. Maka evaluasinya dapat diarahkan pada kemampuan tersebut.

Dengan begitu, HR tidak sekadar bertanya

"Apakah training ini bagus?"

Tetapi

"Apakah training ini berhasil meningkatkan kompetensi yang memang ingin dikembangkan?"

Tantangan HR dalam Evaluasi Training

Secara konsep, evaluasi training terdengar sederhana. Namun, praktiknya dapat menjadi cukup kompleks.

HR harus mengelola banyak data, seperti:

  • Data peserta
  • Data attendance
  • Hasil assessment
  • Survey
  • Feedback
  • Data trainer
  • Program training
  • Riwayat pembelajaran
  • Dan berbagai informasi lainnya

Jika perusahaan hanya menjalankan beberapa training dalam setahun, pengelolaan manual mungkin masih memungkinkan. Tapi coba bayangkan bagaimana jika perusahaan memiliki ratusan peserta dan berbagai program training?

Data tersebut akan semakin sulit dikelola jika tersebar di berbagai spreadsheet dan aplikasi.

BACA JUGA: Mengapa Pengelolaan Training Karyawan Semakin Kompleks bagi HR?

Data Training Harus Menjadi Insight

Data sebenarnya bukan tujuan akhir. Karena yang dibutuhkan HR adalah insight.

Misalnya, HR menemukan bahwa peserta dari divisi tertentu selalu mendapatkan hasil assessment yang rendah dalam kompetensi tertentu. Insight tersebut dapat menjadi dasar untuk merancang program pengembangan berikutnya.

Atau HR menemukan bahwa peserta memberikan feedback sangat positif terhadap sebuah training, tetapi hasil assessment tidak menunjukkan peningkatan yang signifikan. Hal tersebut dapat menjadi sinyal bahwa metode evaluasi atau metode pembelajaran perlu ditinjau kembali.

Dapat disimpulkan bahwa semua berawal dari data untuk menjadi action seperti ini:

Data → Analysis → Insight → Action

Inilah yang membuat data training menjadi lebih bernilai.

Bagaimana Jika Training Semakin Banyak?

Semakin banyak program training yang dijalankan, semakin besar kebutuhan perusahaan terhadap pengelolaan data yang terstruktur.

HR akan membutuhkan kemampuan untuk:

  • menyimpan data peserta,
  • memantau attendance,
  • melakukan assessment,
  • mengumpulkan survey,
  • melihat hasil peserta,
  • membuat laporan,
  • membandingkan hasil,
  • dan mendapatkan insight.

Jika semua proses dilakukan secara manual, HR dapat menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan administratif. Akibatnya, waktu untuk melakukan analisis dan merancang strategi pengembangan justru menjadi semakin sedikit.

Di sinilah Training Management System (TMS) PasarTrainer mulai memiliki peran penting.

Training Management System untuk Evaluasi Training

Training Management System PasarTrainer dapat membantu perusahaan mengelola berbagai aktivitas training dalam satu sistem. Dalam konteks evaluasi, sistem dapat membantu mengelola proses seperti assessment, survey, performance tracking, reporting, dan analysis.

Dengan data yang lebih terpusat, HR dapat lebih mudah melihat hubungan antara program, peserta, hasil assessment, dan feedback.

Hal ini memungkinkan HR berpindah dari sekadar:

"Training sudah dilaksanakan."

menjadi:

"Training sudah dilaksanakan dan kami memiliki data mengenai hasilnya."

Perubahan tersebut cukup penting bagi fungsi HR dan L&D terhadap perkembangan karyawan dan tim.

Dari Training Evaluation ke Strategic Learning

Evaluasi bukan hanya digunakan untuk menentukan apakah sebuah training berhasil atau gagal. Evaluasi juga dapat digunakan sebagai input untuk program training yang dibutuhkan berikutnya.

Siklusnya kurang lebih akan seperti ini:

TNA → Training → Assessment → Evaluation → Insight → TNA berikutnya

Siklus berulang tersebut akan menciptakan proses pembelajaran berkelanjutan dan memiliki impact tentunya. HR dapat terus memperbaiki program berdasarkan data, program yang tidak efektif dapat diperbaiki, program yang memberikan hasil baik dapat dikembangkan, kebutuhan baru dapat diidentifikasi.

Dengan demikian, training buka hanya menjadi aktivitas yang dilakukan satu kali lalu selesai. Tapi training sudah menjadi bagian dari continuous learning dalam organisasi.

Mengapa HR Membutuhkan Sistem yang Terintegrasi?

Pada akhirnya, tantangan terbesar bukan hanya bagaimana melakukan evaluasi. Tantangannya adalah bagaimana HR dapat mengelola seluruh siklus training secara efisien. Mulai dari kebutuhan, pencarian program, peserta, pelaksanaan, assessment, survey, hingga reporting.

Jika semua proses dilakukan menggunakan sistem yang berbeda, HR harus terus memindahkan dan menggabungkan data. Karena itu, perusahaan dengan kebutuhan training yang semakin besar dapat mempertimbangkan penggunaan Training Management System dari Pasartrainer.

BACA JUGA: Keuntungan Inhouse Training bagi Pengembangan Karyawan dan Perusahaan

Sistem tersebut dapat membantu HR mengurangi pekerjaan administratif sekaligus membuat data training lebih mudah digunakan untuk pengambilan keputusan.

Bagi HR yang ingin memahami lebih lanjut mengenai konsep dan manfaat sistem tersebut, pembahasan mengenai Training Management System untuk mengelola training perusahaan dapat menjadi langkah berikutnya.