Training karyawan merupakan salah satu bagian penting dalam pengembangan sumber daya manusia. Melalui program training yang tepat, perusahaan dapat membantu karyawan meningkatkan kompetensi, memperbaiki kinerja, serta mempersiapkan diri menghadapi perubahan kebutuhan bisnis.

Namun, di balik sebuah program training yang terlihat sederhana, terdapat banyak pekerjaan yang harus dilakukan oleh HR atau tim Learning & Development (L&D).

Mulai dari mengidentifikasi kebutuhan training, mencari trainer, membandingkan program, mengatur jadwal, mendata peserta, mengurus administrasi, menjalankan training, mengumpulkan feedback, melakukan assessment, hingga membuat laporan.

Semakin banyak program training yang dijalankan perusahaan, semakin kompleks pula proses yang harus dikelola.

Lalu, mengapa pengelolaan training karyawan bisa menjadi pekerjaan yang cukup melelahkan bagi HR?

Pengelolaan Training Bukan Sekadar Menjadwalkan Pelatihan

Banyak orang masih melihat training sebagai aktivitas yang sederhana. Perusahaan membutuhkan pelatihan, HR mencari trainer, karyawan mengikuti training, kemudian program selesai. Padahal, proses tersebut hanyalah sebagian kecil dari keseluruhan siklus training.

Dalam praktiknya, HR perlu memastikan setidaknya 5 hal ini:

  1. Apakah training yang dipilih memang sesuai dengan kebutuhan perusahaan?
  2. Apakah trainer memiliki kompetensi dan pengalaman yang relevan?
  3. Apakah peserta yang mengikuti training memang merupakan kelompok yang membutuhkan pengembangan kompetensi tersebut?
  4. Bagaimana proses administrasi dan pelaksanaan training akan dilakukan?
  5. Bagaimana perusahaan mengetahui bahwa training tersebut memberikan hasil?

Artinya, pengelolaan training karyawan sebenarnya mencakup rangkaian proses yang cukup panjang.

Ketika jumlah karyawan dan program training masih sedikit, proses tersebut mungkin masih bisa dilakukan menggunakan spreadsheet, email, dan berbagai aplikasi komunikasi.

Namun, ketika kebutuhan training semakin banyak, pendekatan manual mulai menimbulkan berbagai persoalan. Inilah penjabaran lebih detail mengenai kewajiban yang harus diemban oleh para HR dalam ruang lingkup pengadaan training perusahaan.

1. HR Harus Mengidentifikasi Kebutuhan Training

Salah satu pekerjaan paling penting dalam pengelolaan training adalah menentukan kebutuhan pengembangan karyawan.

Tidak semua masalah kinerja dapat diselesaikan dengan training. Begitu pula tidak semua karyawan membutuhkan program yang sama.

Misalnya, perusahaan menemukan bahwa kemampuan komunikasi beberapa karyawan masih perlu ditingkatkan. HR tidak cukup hanya mencari program "Communication Skills".

HR perlu memahami lebih jauh:

  • Apa masalah komunikasi yang terjadi?
  • Siapa yang mengalami masalah tersebut?
  • Kompetensi apa yang sebenarnya perlu ditingkatkan?
  • Apakah masalah tersebut disebabkan oleh kurangnya skill?
  • Apa outcome yang diharapkan setelah training?

Proses untuk mengidentifikasi kebutuhan tersebut dikenal sebagai Training Needs Analysis atau TNA.

TNA membantu HR agar keputusan mengenai training tidak hanya berdasarkan permintaan atau tren, tetapi berdasarkan kebutuhan kompetensi yang lebih jelas.

Pembahasan mengenai hal ini akan menjadi semakin penting ketika perusahaan memiliki banyak divisi dengan kebutuhan pengembangan yang berbeda.

BACA JUGA: Training Needs Analysis dan cara menentukan kebutuhan training karyawan

2. Mencari Trainer dan Program yang Tepat

Setelah kebutuhan training diketahui, pekerjaan HR belum selesai. HR masih perlu mencari program dan trainer yang sesuai.

Persoalannya, pilihan training di luar sana sangat beragam.

Satu topik dapat ditawarkan oleh banyak trainer atau penyedia training dengan pendekatan, pengalaman, metode, dan harga yang berbeda. HR kemudian perlu melakukan proses pencarian dan perbandingan.

Beberapa pertanyaan yang biasanya perlu dijawab antara lain:

  • Apakah trainer memiliki pengalaman yang relevan?
  • Apakah materi sesuai dengan kebutuhan perusahaan?
  • Apakah metode training sesuai dengan karakter peserta?
  • Apakah training dapat dilakukan secara online, offline, public, atau in-house?
  • Berapa biaya yang dibutuhkan?
  • Bagaimana jadwal trainer?
  • Apakah program dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan?

Jika proses pencarian dilakukan secara manual, HR dapat menghabiskan cukup banyak waktu hanya untuk mendapatkan beberapa pilihan yang dapat dibandingkan. Padahal, waktu HR seharusnya juga digunakan untuk pekerjaan yang lebih strategis.

3. Koordinasi Peserta dan Jadwal

Masalah berikutnya muncul ketika training sudah dipilih. HR harus menentukan siapa saja yang mengikuti training dan kapan training dilaksanakan. Untuk perusahaan dengan jumlah peserta yang besar, proses ini dapat menjadi semakin kompleks.

HR perlu berkoordinasi dengan:

  • peserta
  • atasan peserta
  • trainer
  • vendor
  • tim internal
  • finance
  • procurement
  • hingga manajemen.

Perubahan jadwal yang terlihat sederhana pun dapat berdampak pada banyak pihak.

Misalnya, trainer mengubah jadwal. HR kemudian harus menginformasikan peserta, melakukan penyesuaian agenda, memperbarui data, dan memastikan semua pihak mendapatkan informasi yang sama.

Jika informasi training tersebar di email, WhatsApp, spreadsheet, dan dokumen berbeda, kemungkinan terjadinya miskomunikasi tentu semakin besar.

4. Administrasi Training Dapat Menyita Waktu

Selain aspek pembelajaran, terdapat pekerjaan administratif yang harus diselesaikan.

HR mungkin perlu mengelola:

  • data peserta
  • attendance
  • jadwal
  • proposal
  • quotation
  • invoice
  • dokumen trainer
  • materi training
  • hasil assessment
  • survey
  • hingga laporan.

Satu training mungkin masih mudah dikelola. Tetapi coba bayangkan bagaimana jika perusahaan menjalankan puluhan atau bahkan ratusan program training dalam satu tahun?

Jumlah data yang harus dikelola akan meningkat secara signifikan.

Di sinilah pekerjaan administratif dapat menjadi beban tersendiri bagi tim HR dan L&D.

5. Data Training Sering Tersebar

Persoalan lain yang sering muncul adalah data training tidak berada dalam satu tempat.

  • Data peserta mungkin berada di spreadsheet.
  • Komunikasi dengan trainer berada di WhatsApp.
  • Proposal berada di email.
  • Feedback peserta menggunakan formulir terpisah.
  • Laporan dibuat menggunakan spreadsheet lainnya.

Data yang terpisah membuat HR perlu melakukan pekerjaan tambahan untuk menggabungkannya.

Padahal, data training sebenarnya dapat menjadi sumber insight yang berharga bagi perusahaan.

BACA JUGA: 6 Keuntungan Analisis Data dengan AI yang Perlu Kita Pahami di Era Digital

Dengan data yang terintegrasi, HR dapat mengetahui misalnya, siapa yang sudah mengikuti training, kompetensi apa yang sudah dikembangkan, program apa yang paling banyak digunakan, bagaimana hasil assessment peserta, bagaimana feedback peserta, serta area pengembangan yang masih membutuhkan perhatian.

6. Training Selesai Bukan Berarti Pekerjaan HR Selesai

Ini merupakan salah satu bagian yang sering terlewat. Setelah training selesai, HR masih perlu mengevaluasi hasilnya.

  • Apakah peserta memahami materi?
  • Apakah peserta merasa training relevan?
  • Apakah terdapat peningkatan kompetensi?
  • Apakah pengetahuan dari training diterapkan dalam pekerjaan?
  • Apakah training memberikan kontribusi terhadap tujuan perusahaan?

Karena itu, evaluasi efektivitas training menjadi bagian penting dalam siklus pengembangan karyawan.

HR dapat menggunakan berbagai pendekatan evaluasi, salah satunya adalah model Kirkpatrick yang melihat evaluasi pembelajaran melalui beberapa tingkatan, mulai dari reaction hingga results.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut mengenai [cara mengukur efektivitas training karyawan] untuk memahami bagaimana perusahaan dapat mengevaluasi hasil program secara lebih terstruktur.

Mengapa HR Membutuhkan Sistem Pengelolaan Training?

Dari berbagai tantangan tersebut, terlihat bahwa masalah pengelolaan training bukan hanya mengenai banyaknya pekerjaan. Masalah yang lebih besar adalah bagaimana HR dapat mengelola seluruh proses tersebut secara terstruktur.

Ketika proses semakin besar, mengandalkan spreadsheet dan komunikasi yang tersebar mungkin tidak lagi menjadi pendekatan yang paling efisien. HR membutuhkan sistem yang dapat membantu menghubungkan berbagai proses tersebut.

Mulai dari pengelolaan program, peserta, trainer, administrasi, assessment, survey, hingga reporting.

Sistem seperti ini dapat ditemukan di PasarTrainer dengan nama Training Management System atau TMS.

Training Management System PasarTrainer membantu perusahaan mengelola berbagai aktivitas training secara lebih terpusat sehingga HR tidak perlu bergantung pada banyak tools yang terpisah.

Namun, sebelum memilih sistem, perusahaan perlu memahami terlebih dahulu proses apa saja yang sebenarnya ingin diperbaiki.

Pengelolaan Training Harus Dimulai dari Kebutuhan

Pada akhirnya, teknologi tetap hanyalah alat. Sistem yang bagus tidak akan memberikan hasil maksimal apabila perusahaan tidak memahami kebutuhan trainingnya.

Karena itu, proses pengelolaan training sebaiknya dimulai dari pertanyaan:

"Kompetensi apa yang perlu dikembangkan?"

Setelah itu, perusahaan dapat menentukan program yang sesuai, melaksanakan training, mengevaluasi hasil, dan menggunakan data tersebut untuk merancang program berikutnya.

Dengan pendekatan seperti ini, training tidak lagi menjadi aktivitas yang berdiri sendiri. Training menjadi bagian dari strategi pengembangan kompetensi karyawan.

BACA JUGA: 10 Alasan Mengapa Corporate Training Harus Diadakan Secara Berkelanjutan

Dan ketika proses tersebut semakin kompleks, penggunaan sistem yang tepat dapat membantu HR mengurangi pekerjaan administratif dan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada hal yang lebih strategis.

Untuk memahami bagaimana HR dapat menentukan program training berdasarkan kebutuhan kompetensi, langkah berikutnya adalah memahami Training Needs Analysis (TNA) secara lebih mendalam.