Training merupakan salah satu cara perusahaan mengembangkan kompetensi karyawan. Namun, memberikan training kepada karyawan tidak otomatis membuat program pengembangan tersebut efektif.

Salah satu kesalahan yang dapat terjadi adalah ketika perusahaan menentukan training hanya berdasarkan tren, permintaan sesaat, atau asumsi bahwa suatu kompetensi sedang dibutuhkan.

Padahal, training seharusnya diberikan berdasarkan kebutuhan yang jelas.

Di sinilah Training Needs Analysis (TNA) memiliki peran penting.

Training Needs Analysis membantu HR dan tim Learning & Development memahami kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki karyawan saat ini dengan kompetensi yang dibutuhkan perusahaan.

Dengan melakukan TNA, perusahaan dapat menentukan program training secara lebih terarah, sehingga investasi yang dikeluarkan untuk pengembangan karyawan memiliki tujuan yang lebih jelas.

Apa Itu Training Needs Analysis?

Training Needs Analysis adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi kebutuhan pembelajaran dan pengembangan kompetensi dalam organisasi.

Secara sederhana, TNA mencoba menjawab tiga pertanyaan utama:

  • Di mana kita sekarang?
  • Di mana kita ingin berada?
  • Apa yang perlu dikembangkan untuk mencapai kondisi tersebut?

Misal, perusahaan memiliki target untuk meningkatkan kemampuan tim sales dalam melakukan consultative selling. HR tidak seharusnya langsung memilih training sales yang tersedia, namun HR perlu terlebih dahulu melihat kemampuan tim saat ini.

Apakah masalahnya ada pada product knowledge? Apakah sales belum mampu menggali kebutuhan pelanggan? Apakah mereka kesulitan melakukan negotiation? Atau sebenarnya masalahnya bukan kompetensi, tetapi sistem insentif, proses kerja, atau kualitas leads?

Jawaban atas pertanyaan tersebut akan menentukan apakah training memang menjadi solusi yang tepat.

Mengapa TNA Penting bagi HR?

Training membutuhkan waktu, biaya, dan sumber daya. Karena itu, perusahaan perlu memastikan program yang diberikan benar-benar relevan.

Tanpa analisis kebutuhan yang baik, terdapat risiko perusahaan mengadakan training yang menarik tetapi tidak menyelesaikan masalah sebenarnya. Misalnya, perusahaan mengadakan leadership training karena merasa para manager membutuhkan kemampuan leadership.

Namun, setelah dilakukan analisis lebih lanjut, ternyata masalah utama bukan pada kemampuan leadership, melainkan karena manager tidak memiliki kejelasan mengenai target, kewenangan, dan sistem performance management.

Jika akar masalahnya bukan kompetensi, training saja tentu tidak cukup. karena itu TNA dapat membantu HR membedakan antara skill gap dengan masalah organisasi lainnya.

TNA Membantu Mengidentifikasi Competency Gap

Salah satu tujuan utama TNA adalah mengidentifikasi competency gap.

Competency gap merupakan kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki seseorang dengan kompetensi yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan atau mencapai target tertentu.

Sebagai contoh, seorang supervisor mungkin sudah memiliki kemampuan teknis yang sangat baik. Namun, ketika naik menjadi manager, ia perlu memiliki kompetensi baru seperti:

  • delegation
  • coaching
  • communication
  • conflict management
  • decision making
  • dan strategic thinking

Kesenjangan antara kemampuan saat ini dengan tuntutan peran baru tersebut dapat menjadi dasar penyusunan program pengembangan. Dengan demikian, training tidak diberikan secara general, tetapi berdasarkan kebutuhan kompetensi yang lebih spesifik.

Bagaimana Cara Melakukan Training Needs Analysis?

Tidak ada satu metode TNA yang harus digunakan oleh semua perusahaan. Namun, HR dapat menggunakan beberapa langkah berikut:

1. Pahami Tujuan Bisnis

TNA sebaiknya dimulai dari kebutuhan bisnis. Apa yang ingin dicapai perusahaan? Apakah perusahaan ingin meningkatkan sales? Meningkatkan produktivitas? Mengadopsi teknologi baru? Meningkatkan kualitas layanan? Mempersiapkan future leaders?

Tujuan bisnis tersebut kemudian diterjemahkan menjadi kebutuhan kompetensi. Misalnya, perusahaan ingin melakukan transformasi digital. Maka kebutuhan kompetensinya mungkin meliputi digital literacy, data analysis, AI adoption, change management, dan berbagai kompetensi lainnya.

2. Identifikasi Kebutuhan Organisasi

Setelah memahami tujuan bisnis, HR perlu melihat kebutuhan pada level organisasi.

  • Apakah terdapat perubahan strategi?
  • Apakah perusahaan memasuki pasar baru?
  • Apakah ada teknologi baru yang akan digunakan?
  • Apakah terdapat perubahan regulasi?

Perubahan tersebut dapat menciptakan kebutuhan kompetensi baru.

3. Identifikasi Kebutuhan Jabatan

Setiap posisi memiliki kompetensi yang berbeda. Kompetensi yang dibutuhkan seorang sales tentu berbeda dengan finance, HR, engineer, maupun manager.

Karena itu, HR perlu memahami kompetensi utama yang dibutuhkan untuk setiap jabatan. Job description, competency framework, performance indicators, dan hasil evaluasi dapat digunakan sebagai sumber informasi.

4. Identifikasi Kebutuhan Individu

Setelah kebutuhan organisasi dan jabatan diketahui, HR dapat melihat kebutuhan masing-masing individu.

Tidak semua orang dalam satu jabatan memiliki gap yang sama. Misalnya, dari 20 orang manager, mungkin hanya 7 orang yang membutuhkan pengembangan dalam conflict management.

Dengan data yang lebih spesifik, program pengembangan dapat menjadi lebih tepat sasaran.

5. Tentukan Apakah Training Merupakan Solusinya

Ini merupakan tahap yang sangat penting. Tidak semua competency gap harus diselesaikan melalui training.

Beberapa masalah mungkin membutuhkan:

  • coaching,
  • mentoring,
  • job rotation,
  • perubahan proses kerja,
  • perubahan sistem,
  • tambahan resources,
  • atau bahkan perubahan struktur organisasi.

Jika masalah memang berasal dari kurangnya knowledge atau skill, training dapat menjadi solusi yang tepat.

Kesalahan Umum dalam Menentukan Training

Ada beberapa pendekatan yang sebaiknya dihindari.

Training Berdasarkan Tren

AI, leadership, communication, dan berbagai topik lainnya memang sedang populer.

Namun, popularitas suatu topik tidak otomatis berarti perusahaan membutuhkannya. HR tetap perlu menghubungkan topik tersebut dengan kebutuhan bisnis dan kompetensi.

Training Karena Permintaan Karyawan

Employee request dapat menjadi sumber insight. Tetapi HR tetap perlu melakukan validasi.

Jika banyak karyawan meminta training tertentu, HR perlu mengetahui alasan di balik permintaan tersebut.

Training yang Sama untuk Semua Orang

Program yang seragam memang lebih mudah dikelola. Namun, kebutuhan kompetensi setiap individu atau kelompok belum tentu sama.

Pendekatan yang lebih baik adalah mengelompokkan peserta berdasarkan kebutuhan pengembangan.

Tidak Menentukan Outcome

Sebelum training dimulai, HR sebaiknya sudah memiliki gambaran mengenai perubahan apa yang diharapkan. Misalnya, Setelah training peserta mampu menggunakan metode tertentu dalam pekerjaan.

Outcome yang jelas akan memudahkan HR mengevaluasi efektivitas training di kemudian hari.

Hubungan TNA dengan Pengelolaan Training

Training Needs Analysis sebenarnya merupakan bagian dari keseluruhan proses pengelolaan training karyawan.

BACA JUGA: Mengapa Pengelolaan Training Karyawan Semakin Kompleks bagi HR?

Jika TNA dilakukan dengan baik, HR dapat memiliki dasar yang lebih kuat untuk menentukan:

  • topik training
  • target peserta
  • level kompetensi
  • trainer
  • metode pembelajaran
  • serta outcome yang diharapkan

Namun, pekerjaan HR tidak berhenti setelah program dipilih. Setelah training berlangsung, perusahaan perlu mengetahui apakah program tersebut memberikan hasil sesuai tujuan. Artinya, proses berikutnya adalah evaluasi efektivitas training.

Dari TNA Menuju Evaluasi Training

TNA menentukan apa yang perlu dikembangkan dan training menjadi proses untuk mengembangkan kompetensi tersebut.

Sedangkan evaluasi membantu HR menjawab "Apakah kompetensi yang ingin dikembangkan benar-benar mengalami perubahan?"

Karena ketiga proses tersebut seharusnya saling terhubung.

TNA → Training → Evaluation

Jika ketiganya berjalan secara terpisah, HR akan lebih sulit melihat dampak program pengembangan. Karena itu, evaluasi training sebaiknya sudah dipikirkan sejak tahap perencanaan.

HR perlu menentukan indikator keberhasilan sebelum training dilaksanakan. Dengan demikian, perusahaan tidak hanya mengetahui apakah peserta menyukai training, tetapi juga apakah training memberikan perubahan yang relevan.

Bagaimana Teknologi Membantu Proses TNA?

Ketika perusahaan menjalankan banyak program training, HR akan memiliki semakin banyak data. Data tersebut dapat digunakan untuk memahami pola kebutuhan kompetensi.

Misal, HR dapat melihat riwayat training peserta, hasil assessment, feedback, serta perkembangan performance. Data yang terintegrasi akan membantu HR membuat keputusan berdasarkan informasi, bukan hanya intuisi.

Karena itu, proses Training Needs Analysis akan menjadi lebih kuat apabila terhubung dengan sistem pengelolaan training yang mampu menyimpan dan mengolah data pembelajaran. Hal tersebut menjadi semakin relevan ketika perusahaan memiliki banyak peserta, banyak program, dan berbagai kebutuhan kompetensi.

TNA Membantu HR Menjadi Lebih Strategis

Pada akhirnya, Training Needs Analysis bukan sekadar proses untuk menentukan judul training.

TNA membantu HR menghubungkan tiga hal:

Business Need → Competency Need → Learning Need

Ketika hubungan tersebut jelas, training memiliki tujuan yang lebih kuat. HR tidak lagi sekadar bertugas mencari program pelatihan. HR dapat berperan sebagai pihak yang membantu perusahaan mengembangkan kompetensi yang benar-benar dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis.

BACA JUGA: 10 Alasan Mengapa Corporate Training Harus Diadakan Secara Berkelanjutan

Karena itu PasarTrainer tak pernah asal memberikan rekomendasi training bagi perusahaan yang datang untuk konsultasi kebutuhannya. Melalui Konsultasi Training gratis dari PasarTrainer, perusahaan tak perlu khawatir dengan training yang akan diberikan.

Dengan ribuan program training dan trainer yang tersedia, PasarTrainer akan selalu berusaha untuk memenuhi kebutuhan pengembangan sumber daya manusia di setiap industri.