Pengertian, Tujuan, dan Cara Simple untuk Stock Opname

Dalam operasional bisnis, pengelolaan persediaan barang menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan. Baik untuk bisnis skala kecil maupun besar. Stock opname adalah salah satu cara untuk memastikan adanya ketersediaan barang tersebut. 

Apa yang dimaksud dengan stock opname, tujuan pembuatan, dan cara sederhana membuatnya? Mari memahaminya bersama-sama. 

Definisi Stock Opname Barang 

Stock opname adalah proses menghitung stok atau persediaan barang fisik di gudang dan menyesuaikannya dengan catatan akuntansi bisnis. 

Penghitungan harus dilakukan secara cermat dan teliti karena berkaitan juga dengan inventaris operasional perusahaan. 

Baca Juga: Ingin Masuk Purchasing? Ini Tugas dan Skill yang Dibutuhkan

Dulu stock opname ini dilakukan secara manual. Namun seiring berkembangnya teknologi, stock opname lebih mudah dengan berbagai aplikasi stok barang.

Manfaat dan Tujuan Melakukan Stock Opname

Stock opname perlu dilakukan karena memiliki tujuan penting. Selain itu, dengan stock opname, perusahaan akan mendapatkan kemudahan. Berikut tujuan dan manfaatnya:

1. Sinkronisasi Jumlah Barang 

Lebih tepatnya memastikan jumlah barang pada sistem pembukuan dan stok fisik sinkron. Stock opname menjadi bagian dari Sistem Pengendalian Internal atau SPI. 

Tujuannya meminimalisir selisih data dan validasi keakuratan utang, jumlah aktiva, hingga kas perusahaan. Apabila ada ketidaksesuaian maka kita bisa langsung mengambil tindakan. 

Jika kelebihan stok maka melakukan audit ulang untuk mengetahui transaksi mana yang terlewat atau ada kesalahan pencatatan. Sementara saat kekurangan stok, maka kita bisa membuat jurnal penyesuaian atau menjalankan kebijakan tanggung jawab. 

2. Penanganan Masalah Lebih Cepat 

Strategi stock opname dapat membantu menangani masalah lebih dini. Terutama jika kita menemukan kasus barang kurang. 

Selain itu stock opname juga bisa dapat menjadi solusi jika ada kekosongan stock padahal baru ada pengiriman. Bisa dipastikan terdapat penyimpangan yang dilakukan oleh petugas. 

3. Evaluasi Terkait Manajemen Persediaan 

Stock opname bisa memberikan kita gambaran jelas terkait efektivitas pengelolaan stock. Apabila ada barang yang jarang terjual atau terlalu banyak stock-nya, maka kita bisa segera mengambil tindakan. 

Misalnya penyesuaian strategi pembelian untuk menghindari terjadinya pemborosan. 

4. Penghitungan Keluar Masuknya Barang 

Selanjutnya stock opname juga membantu kita mengetahui arus keluar dan masuknya barang. Komponen tersebut tercatat dalam pembukuan khusus. Kolom keluar masuk juga terpisah. 

Artinya apabila stock barang dihitung dengan proses penghitungan dan pemeriksaan yang baik, maka proses barang keluar dan masuk akan tercatat secara terperinci. Sehingga data-data yang tersedia pun valid dan dapat dibukukan secara sistematis. 

5. Mengurangi Kerugian Perusahaan 

Kesalahan data stok bisa menyebabkan kerugian, baik karena pembelian barang yang berlebihan maupun kehilangan peluang penjualan karena stok kosong. 

Stock opname membantu mengurangi risiko tersebut dengan menyediakan data yang akurat. 

6. Mempermudah Perencanaan Pembelian 

Hasil stock opname akan memberikan gambaran jelas mengenai jumlah stock yang tersedia. 

Informasi ini sangat berguna untuk menentukan kapan perusahaan perlu melakukan pemesanan ulang dan berapa jumlah barang yang harus dibeli. 

7. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Persediaan yang tercatat dengan baik membantu proses pengadaan, penyimpanan, dan distribusi barang berjalan lebih lancar. Hal ini bisa mengurangi hambatan operasional yang disebabkan oleh ketidakakuratan data stock.

Cara Simple Melakukan Stock Opname

Setelah memahami pengertian, tujuan, dan manfaat stock opname saatnya kita mengetahui cara pembuatannya. Berikut langkah-langkahnya:

1. Manajemen melakukan komunikasi intensif dengan pihak gudang. Nantinya petugas gudang akan membuat stiker untuk membantu penghitungan. 
2. Orang gudang akan merapikan barang berdasarkan jenis produk dan kode. 
3. Memasang barcode pada tiap barang atau produk
4. Menyiapkan stiker “tidak dihitung”
5. Kemudian masuk tahap briefing dengan tim pelaksana 
6. Petugas gudang melengkapi data mutasi sampai jam operasional tutup
7. Stop mencatat mutasi barang terhitung saat jam operasional tutup sampai stock opname selesai
8. Memastikan transaksi barang masuk program 
9. Printing stock yang ada di program dan membagikannya ke akuntan 
10. Melakukan stock opname dengan menempelkan stiker ke barang yang sudah kita hitung
11. Hasil penghitungan diberikan kepada tim input data digital
12. Analisis data program dan hasil stock opname
13. Pengecekan ulang jika ada selisih
14. Penyerahan hasil pemeriksaan dan pengecekan kepada akuntan agar dapat dilakukan penyesuaian dengan persediaan produk 
15. Mencari solusi apabila ada selisih jumlah barang di program dan stock yang dihitung manual

Karena harus dilakukan secara teliti stock opname membutuhkan kemampuan yang mumpuni. Oleh karena itu untuk meningkatkan kemampuan karyawan, L&D Perusahaan harus mempertimbangkan training supply chain.

PasarTrainer memiliki banyak training supply chain. Beberapa di antaranya ada Advanced Inventory Management & Control, Warehouse Logistic Management, Effective Procurement, Vendor Management, & Supplier Relation Management, serta training supply chain lainnya. 

Baca Juga: Pentingnya Training Supply Chain bagi Industri Manufaktur

Kita bisa mengunjungi All Training Program untuk menemukan semua training sesuai kebutuhan. Selain itu, PasarTrainer juga siap menjadi partner kita dalam menyelesaikan berbagai permasalahan perusahaan. 

Mari mengunjungi Corporate Solutions untuk mendapatkan informasi lebih lanjut dan temukan solusi untuk berbagai permasalahan perusahaan.

Referensi: