Ingin Masuk Purchasing? Ini Tugas dan Skill yang Dibutuhkan

Kita mungkin sudah tidak asing lagi dengan tim purchasing. Biasanya posisi ini diperlukan oleh perusahaan manufaktur. Secara umum, purchasing menjadi salah satu dari sekian posisi di perusahaan yang membantu kelancaran proses produksi.

Baca Juga: Pahami Apa itu Supply Chain Management, Tujuan, dan Prosesnya

Ada beberapa tugas yang harus dilakukan oleh purchasing dalam membantu kelancaran tersebut. Agar bisa memahaminya lebih dalam, mari kita selami tugas dan juga skill karyawan purchasing.

Definisi Purchasing 

Purchasing disebut juga dengan buyer. Divisi purchasing sendiri memiliki tugas untuk membeli jasa atau barang dari pihak ketiga sebagai kebutuhan operasional perusahaan. Kita tahu bahwa setiap perusahaan membutuhkan bahan baku. 

Nah itulah tugas dari purchasing secara umum. Karena itulah sebagai seorang staff purchasing, kita harus mengetahui apa saja kebutuhan dari perusahaan, berapa anggaran yang dibutuhkan, dan perencanaan masa depan perusahaan. 

Baca Juga: Mengenal Warehouse Management, Fungsi dan Masalah umum

Membeli kebutuhan perusahaan berbeda dengan pribadi, tim purchasing harus mampu mencari jasa dan produk yang paling cocok serta mendapatkan harga terbaik.

Tugas-Tugas Tim Purchasing 

Kelancaran operasional bisnis bergantung pada divisi purchasing. Kelancaran tersebut berkat selesainya berbagai tugas berikut:

1. Melakukan kategorisasi untuk pembelian. Misalnya pembelian jangka panjang, just in time, atau bulanan
2. Menyusun perencanaan daftar kebutuhan jasa atau barang dari setiap divisi perusahaan 
3. Menganalisis total cost of ownership
4. Menyusun daftar vendor yang potensial
5. Menghubungi pihak supplier guna mendapatkan penawaran harga 
6. Mengajukan pembelian pada pihak manajemen
7. Memilih dan menganalisis penawaran yang paling menguntungkan 
8. Melakukan negosiasi terkait penawaran yang sudah diberikan kepada kita
9. Membuat purchase order atau pemesanan untuk pihak vendor
10. Pengecekkan kualitas terhadap jasa atau barang yang dikirimkan
11. Menyimpan semua dokumen proses pengadaan
12. Berkoordinasi dengan bagian gudang untuk melakukan penyimpanan barang
13. Melakukan koordinasi dengan tim finance untuk proses pembayaran
14. Memastikan dan melakukan pelacakan bahwa semua pengiriman barang sudah sesuai dengan waktu yang diperkirakan
15. Pengecekan dan input detail barang ke dalam database 
16. Memantau tingkat stok dan memelihara kualitas barang yang sudah dibeli
17. Membuat laporan akhir soal jumlah pembelian, kerusakan barang dan pemakaian sebagai bagian dari data insentif perusahaan

Baca Juga: 12 Keterampilan Operasional Gudang Logistik Penting!

Skill yang Harus Dimiliki Seorang Purchasing 

Seorang tim purchasing harus mempunyai beberapa kemampuan berikut guna membantu kinerja menjadi lebih efisien:

1. Kemampuan dalam Bernegosiasi 

Ketika proses penawaran sedang berlangsung, maka kemampuan negosiasi sangat dibutuhkan. Alasannya agar perusahaan kita bisa mendapatkan jasa dan barang sesuai kebutuhan dengan harga terbaik. 

Staff purchasing dengan kemampuan ini bisa mengurangi dana yang perlu dikeluarkan pengadaan. 

2. Kemampuan Menyelesaikan Masalah 

Masalah dalam pekerjaan bisa saja muncul, termasuk pada tim purchasing. Misalnya pengiriman yang terlambat dan terjadinya perubahan syarat pesanan. 

Adanya masalah tersebut mendorong staff purchasing untuk mempunyai kemampuan menyelesaikan masalah yang baik. 

Tujuannya tentu agar bisa mengatasi masalah dengan efektif dan cepat. Sehingga operasional perusahaan tidak mengalami gangguan. 

3. Memahami Proses Pembelian 

Seorang staff purchasing harus memahami kebijakan, mekanisme, dan persyaratan dalam hal proses pengadaan barang. 

Termasuk di dalamnya adalah pengelolaan dokumen seperti invoice yang sudah  terintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan. 

4. Kemampuan Membangun dan Mencari Network Supplier 

Selanjutnya, kemampuan yang dibutuhkan adalah mencari jasa dan barang yang dibutuhkan divisi lain. 

Jangan fokus kepada supplier langganan saja. Seorang staff purchasing juga perlu mencari supplier baru yang dapat memberikan penawaran harga yang lebih murah dengan kualitas barang bagus. 

5. Pengelolaan Dokumen 

Sebagai staff purchasing kita akan banyak berurusan dengan dokumen. Maka dari itu kita perlu kerja dengan rapi. 

Sehingga kita bisa mengetahui letak dokumen yang dibutuhkan untuk suatu proyek pengadaan. Pastikan tidak menjadi orang yang ceroboh karena dokumen tersebut sangat penting. 

6. Memahami Perpajakan 

Sistem perpajakan juga menjadi salah satu kemampuan yang harus dimiliki staff purchasing. 

Apabila kita memulainya dari nol. maka pengetahuan mengenai pajak bisa kita pelajari seiring berjalannya waktu. Namun setidaknya kita memahami dasar-dasarnya terlebih dahulu. 

7. Kemampuan Komputer dan Microsoft Office 

Selanjutnya, sebagai staff purchasing, kita juga perlu mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer dan Microsoft Office. 

Ini karena terdapat banyak pencatatan, tracking pengiriman, pembuatan PO, dokumentasi pembelian, dan lain sebagainya. Hal ini akan membantu manajemen dan finance untuk melakukan perekapan pengeluaran perusahaan.

Baca Juga: Staff Gudang pada Bisnis Logistik, Apa Saja Tugas Mereka?

Seperti posisi lainnya, seorang staff purchasing harus terus melakukan upgrade diri dalam hal skill atau kemampuan bekerja. 

Baca Juga: Pentingnya Training Supply Chain bagi Industri Manufaktur

Untuk itu training supply chain yang ditawarkan oleh PasarTrainer bisa menjadi pilihan kita. Salah satu training supply chain yang bisa kita ikuti adalah Effective Purchasing Skills. 

Dengan mengikuti training supply chain tersebut kita akan:

• Mempelajari dan memahami cara mengoptimalkan proses dalam pengadaan
• Memahami cara menentukan strategi pengadaan
• Memperoleh dan mempelajari alat serta metode tentang identifikasi pemasok
• Mempelajari cara mengelola tender
• Mengenal metode analisis biaya material dan pengendalian persediaan 
• Mempelajari cara meningkatkan keterampilan negosiasi

Selain itu, PasarTrainer juga mempunyai program training supply chain lainnya. Kita bisa cek di sini: All Program Training Supply Chain. 

Beberapa contohnya ada: Warehouse Management, Logistic and Distribution Management, Procurement Management, dan masih banyak lagi. Kita hanya perlu menyesuaikan kebutuhan dan memilih training supply chain yang cocok.

Referensi: