Mengenal Apa Itu Procurement, Tugas & Tanggung Jawabnya?

Dalam operasional perusahaan terdapat peran yang disebut dengan procurement atau pengadaan. 

Perannya penting karena berkaitan dengan berbagai kebutuhan perusahaan yang digunakan untuk menunjang operasional. Terlihat sederhana bukan? Namun kenyataannya tidak demikian. 

Pada kenyataannya procurement cukup kompleks dalam pelaksanaannya. Untuk itulah, seorang karyawan dari procurement tetap membutuhkan training supply chain dalam hal ini berkaitan dengan pelatihan procurement.

Baca Juga: Pahami Apa itu Supply Chain Management, Tujuan, dan Prosesnya

Selain karena pelaksanaan yang kompleks, perubahan teknologi mengharuskan karyawan beradaptasi. Sehingga mengharuskan kita untuk mengikuti training karyawan agar tidak tertinggal. 

Dalam artikel ini kita akan mengulas lebih dalam terkait procurement sebagai pengetahuan awal sebelum mengikuti pelatihan procurement.

Memahami Apa Itu Procurement 

Procurement atau disebut juga dengan pengadaan sebenarnya adalah suatu proses memperoleh jasa atau barang yang dibutuhkan perusahaan agar bisa menjalankan operasional. 

Proses procurement mencakup identifikasi keperluan, memilih vendor, melakukan negosiasi harga, sampai penerimaan jasa atau barang dan melakukan pembayaran.

Baca Juga: 6 Cara Kerja Digitalisasi dalam Supply Chain, Ini Manfaatnya!

Kehadiran procurement memastikan perusahaan bisa mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan dengan harga kompetitif dan dalam waktu tepat. Dengan demikian operasional tidak akan terganggu dan berjalan lancar.

Tugas dan Tanggung Jawab Karyawan Procurement 

Secara umum tugas dari karyawan procurement adalah melakukan keseluruhan proses procurement dari analisis sampai pencatatan dokumen. Berikut selengkapnya:

1. Melakukan analisis jasa dan barang yang perusahaan butuhkan 
2. Melakukan riset dan kontrak dengan vendor atau supplier 
3. Pengelolaan inventory dan memastikan ada tidaknya stok barang yang dibutuhkan perusahaan dan berkaitan dengan operasional serta produksi
4. Bernegosiasi mengenai kontrak dan harga dengan vendor selama proses pembelian jasa atau barang berlangsung
5. Menjaga hubungan antara perusahaan dengan vendor dan supplier 
6. Melakukan analisis terhadap strategi procurement perusahaan. Dengan begitu karyawan procurement dapat menemukan hal-hal yang harus dikembangkan
7. Membuat dokumen untuk pencatatan praktik procurement, dokumen laporan, serta analisis keuangan 
8. Mengatur anggaran untuk pembelian dengan tujuan menjaga profit perusahaan

Jenis-Jenis Proses Procurement 

Ada 4 jenis procurement yang umum dipraktikkan, yaitu:

1. Direct Procurement 

Untuk jenis procurement ini berkaitan secara langsung dengan proses produksi. Misalnya komponen utama atau bahan baku. Direct procurement amat krusial karena bisa berdampak langsung pada kualitas produk. 

2. Indirect Procurement 

Berkebalikan dengan direct procurement, untuk indirect procurement tidak berkaitan secara langsung dengan produksi. 

Misalnya software, perlengkapan pendukung kantor, hingga jasa kebersihan. Walaupun tidak terhubung secara langsung, praktik ini tetap penting untuk mendukung operasional. 

3. Services Procurement 

Jenis procurement ini berkaitan dengan pengadaan layanan jasa seperti jasa pemasaran, jasa konsultasi, hingga maintenance. 

4. Goods Procurement 

Terakhir ada goods procurement yang berfokus pada pengadaan barang fisik. Misalnya alat produksi, mesin, atau stok barang dagang.

Tahapan Proses Procurement

Untuk melaksanakan praktik procurement, setidaknya ada 10 langkah yang harus dilaksanakan, yakni:

1. Identifikasi kebutuhan mencakup jasa atau barang, jumlah, spesifikasi, hingga waktu penggunaan. Proses ini penting untuk mencegah pembelian yang tidak perlu atau kekurangan stok.
2. Persetujuan oleh divisi keuangan atau manajemen. Sekaligus merencanakan prioritas pembelian dan anggaran. 
3. Mencari supplier yang melibatkan referensi, riset, sampai tender secara terbuka. Supplier akan diseleksi dengan pertimbangan kualitas, harga, reputasi, dan kemampuan dalam pengiriman. 
4. Setelah mendapatkan supplier, maka penawaran perlu dikirimkan oleh supplier dan perusahaan membandingkan penawaran untuk mendapatkan yang paling menguntungkan. 
5. Melakukan negosiasi terkait harga, metode pembayaran, waktu pengiriman, dan layanan tambahan
6. Membuat Purchase Order atau PO yang menjadi bukti resmi pemesanan. Di dalam dokumen PO memuat detail transaksi berupa barang yang kita pesan, harga, jumlah, dan ketentuan-ketentuan lainnya. 
7. Pengiriman barang atau penyediaan jasa oleh supplier berdasarkan PO. Perusahaan juga harus melakukan pengecekan untuk memastikan semuanya sesuai dengan kesepakatan. Seperti kuantitas, kualitas, dan spesifikasi. 
8. Setelah perusahaan menerima barang, maka perlu pencocokan delivery order, PO, dan invoice sebagai verifikasi.
9. Melakukan pembayaran berdasarkan kesepakatan seperti transfer, cash, atau termin. 
10. Melakukan evaluasi supplier dan procurement. Dalam tahap ini perusahaan melihat kinerja supplier, kualitas barang, ketepatan waktu, sampai efisiensi proses. Tujuannya untuk perbaikan di masa mendatang.

Kini kita sudah mengetahui pengetahuan awal mengenai procurement. Untuk materi lebih lanjut kita bisa mengikuti pelatihan procurement yang disediakan oleh PasarTrainer.

Beberapa training karyawan yang berkaitan dengan procurement tersebut antara lain Procurement Financial Awareness & Supplier Evaluation, Effective Procurement, Vendor Management, & Supplier Relation Management, Procurement Management.

Kemudian ada Project Management for Procurement Team, Procurement Management Essentials for Multi-Industries, Continuous Improvement Procurement Management for Business yang tersedia secara offline dan online, serta Procurement Management/Operation.

Baca Juga: Pentingnya Training Supply Chain bagi Industri Manufaktur

Untuk informasi lebih lanjut kita bisa cek halaman All Program Procurement. Selain pelatihan procurement, PasarTrainer juga memiliki training supply chain lain yang dapat kita sesuaikan dengan kebutuhan. 

Seperti Advanced Inventory Management & Control, Warehouse Logistic Management, Warehouse Management, dan masih banyak lagi. Kita bisa menemukan berbagai training supply chain tersebut pada halaman All Program Supply Chain.

Referensi: