Mengenal Cara Kerja Sistem Kanban dalam Project Management

Pernah mendengar soal metode kanban? Tidak perlu khawatir, dalam artikel ini kita akan memahami lebih dalam mengenai kanban sebagai salah satu sistem kerja yang banyak membantu pertumbuhan bisnis merek besar seperti Spotify dan Nike. 

Mari kita pahami bersama-sama sistem kanban melalui informasi di bawah ini.

Definisi Metode Kanban dalam Project Management 

Kanban sendiri berasal dari istilah Bahasa Jepang yang berarti kartu atau papan visual. Toyota menjadi perusahaan yang mengembangkan hingga mempopulerkan metode dalam project management ini. 

Metode alur kerja kanban dapat membantu kita untuk memvisualisasikan pekerjaan, efisiensi lebih maksimal, dan peningkatan secara berkelanjutan. Ciri khas dari kanban sendiri adalah penggunaan kartu atau papan visual yang di-update saat pekerjaan mengalami kemajuan. 

Kemudian perkembangan tersebut akan dilihat oleh anggota proyek. Papan kanban terdiri dari tiga kolom utama yakni “requested”, “in progress”, dan “done”. 

Dengan memperhatikan dan mengetahui tiga kolom tersebut, maka tiap anggota tim dapat lebih fokus dan efektif dalam menjalankan tugasnya.

Cara Kerja Sistem Kanban 

Sistem kanban bekerja menggunakan prinsip sistem tarik. Apa itu? Yakni pekerjaan hanya akan dikerjakan saat tim masih memiliki kapasitas atau waktu untuk menanganinya. 

Sistem ini berbeda dengan metode tradisional yang mendorong tugas kepada tim tanpa mempertimbangkan beban kerja yang ada saat ini. 

Papan kanban memberikan visualisasi pekerjaan tim dengan menetapkan tugas per individu dengan kartu yang disusun dalam kolom pada papan. Komponen utamanya terdiri dari:

• Swimlane yakni kolom yang memberikan pencerminan alur nilai sampai tahap yang perlu dilalui oleh tugas dari awal sampai akhir.
• Kartu yakni tugas perorangan yang ditempatkan kepada jalur yang sesuai untuk pemetaan alur kerja.
• Batas work in progress atau WIP yakni batas maksimal jumlah tugas yang boleh diletakkan pada satu kolom di waktu bersamaan. Batas ini akan mencegah tim mengerjakan tugas terlalu banyak dalam satu waktu. 

Ketika pekerjaan sedang berlangsung, maka anggota tim akan memindahkan kartu dari sisi kiri ke kanan melalui tiap tahapan. 

Saat satu tugas selesai, maka slot akan terbuka pada kolom tersebut, kemudian tugas baru pun ditarik masuk. Siklus ini akan menjaga alur kerja tetap stabil tanpa memberikan beban kepada tim. 

Fungsi Penerapan Sistem Kanban 

Sistem atau metode kanban bukan sekadar memberikan kemudahan dalam mengerjakan tugas, tetapi memiliki berbagai fungsi lainnya jika diterapkan secara tepat. Berikut beberapa fungsi yang dimaksud:

Memberikan Instruksi pada Tim 

Tampilan visual yang digunakan dalam sistem kanban mewakili instruksi atau perintah bagi tim untuk melakukan pekerjaannya. 

Di dalamnya kanban menjelaskan apa yang harus tim segera kerjakan hingga menjelaskan mana yang perlu dan tidak perlu dikerjakan oleh tim saat itu. 

BACA JUGA: 7 Kemampuan Komunikasi yang Harus Dimiliki Pemimpin

Membantu Mengontrol Produksi 

Fungsi ini sangat bermanfaat bagi industri manufaktur yang melakukan pengolahan pada bahan tertentu menjadi produk jadi. 

Sistem kanban akan membantu mengontrol proses produksi. Selain itu, kanban juga membantu mengaudit keseluruhan proses produksi sehingga berjalan lebih efektif. 

Berfungsi Sebagai Kontrol Visual 

Dengan menggunakan sistem kanban, fungsi pemimpin dalam melakukan kontrol menjadi lebih efisien. 

Mereka tidak perlu berbicara terlalu panjang karena pergerakan kartu sistem kanban merupakan kontrol visual yang dapat tim identifikasi dan pahami sendiri. Sehingga membantu tim menyadari progress mereka. 

Untuk Alat Penyesuaian Perubahan

Ketika proses produksi berlangsung, berbagai permasalahan bisa saja terjadi. Misalnya proses produksi yang tertunda, penyesuaian jadwal produksi, maupun adanya perbaikan mesin atau alat. 

Di sinilah fungsi dari sistem kanban yang digunakan sebagai alat penyesuaian perubahan tersebut.

BACA JUGA: Pivoting dalam Bisnis: Strategi Adaptif di Tengah Perubahan

Manfaat Penggunaan Sistem Kanban 

Berbagai fungsi dari sistem kanban di atas akan memberikan kita berbagai keuntungan, seperti:

1. Fleksibilitas karena sistem kanban tidak terikat oleh waktu. Kita bisa menyelesaikan proses secara terus menerus dengan satu papan yang sama. 
2. Fokus ikut meningkat karena tim kita hanya bekerja berdasarkan papan yang sudah kita amati secara waktu ke waktu 
3. Efisiensi meningkat karena tim kita tidak mengerjakan hal-hal yang tidak penting atau tidak ada di papan kanban
4. Mengurangi waktu menganggur karena adanya dorongan untuk fokus
5. Kualitas produk turut meningkat sebagai efek dari proses bekerja yang serius dan fokus
6. Produktivitas berjalan secara maksimal karena membantu kita bekerja secara efisien

Sistem kanban dalam project management sangat penting untuk meningkatkan produktivitas hingga meningkatkan kualitas produk.

Untuk itu penerapan tersebut sangat patut dipertimbangkan. Selain itu, dalam project management terdapat berbagai hal yang perlu kita pelajari agar meningkatkan wawasan jika kita ingin berkarier sebagai project manager. 

PasarTrainer memiliki berbagai pelatihan untuk project manager seperti Certified Associate in Project Management (CAPM), Project Management, Fast Track Management, dan masih banyak lagi. 

Berbagai pelatihan untuk project manager tersebut akan membantu kita menjalankan pekerjaan sehari-hari.

BACA JUGA: Pentingnya Training Project Management untuk Meningkatkan Kinerja Tim

Untuk mengetahui keseluruhan pelatihan yang disediakan oleh PasarTrainer kita bisa cek program-programnya disini, dan kita bisa memilih training sesuai kebutuhan perusahaan. Selain itu, PasarTrainer juga memiliki berbagai solusi untuk permasalahan perusahaan. 

Untuk menjawab segala kebutuhan L&D perusahaan, PasarTrainer memiliki sebuah sistem training terintegrasi yang bernama Training Management Services (TMS) Explore sekarang, dan rasakan kemudahan dalam mengelola training perusahaanmu.

Referensi: