Memprioritaskan Tugas dengan Eisenhower Matrix, Apa Itu?

Dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan, kita bisa membuat daftar tugas agar memudahkan mana yang lebih urgent. Dalam manajemen proyek terdapat salah satu metode untuk memprioritaskan tugas tersebut yakni eisenhower matrix. Apa itu eisenhower matrix?

Baca Juga: Seberapa Penting Peran Project Management Office?

Memahami Eisenhower Matrix

Eisenhower matrix merupakan salah satu cara untuk melakukan pengaturan tugas berdasarkan kepentingan dan urgensi. Dengan begitu kita akan mampu memprioritaskan tugas-tugas yang paling penting secara lebih efektif. 

Terdapat empat kuadran yang digunakan dalam eisenhower matrix yaitu do, decide, delegate, dan delete. Masing-masing kuadran tersebut mempunyai strategi penanganan yang berbeda-beda. 

Nama Eisenhower matrix sendiri diambil dari Dwight D. Eisenhower yang merupakan Presiden Amerika Serikat ke-34. Selama Perang Dunia II, ia merupakan seorang Panglima Tertinggi Pasukan Sekutu.

4 Kuadran dalam Eisenhower Matrix

Dalam menentukan suatu urgensi tugas, terdapat empat kuadran yang digunakan dalam eisenhower matrix. Berikut penjelasannya:

1. Kuadran Satu, Urgent and Important (Do)

Pada kuadran pertama ini, mencakup berbagai tugas yang perlu kita tindak sesegera mungkin. Selain itu, masuk sebagai bagian penting dari tujuan dan tanggung jawab seseorang. 

Contoh dari kuadran ini adalah mengatasi krisis, menangani berbagai masalah yang muncul secara tiba-tiba, pemenuhan tenggat waktu, dan harus diperhatikan. Biasanya berbagai tugas tersebut menyebabkan tekanan dan stres. 

2. Kudaran Dua, Schedule atau Important Tapi Tidak Urgent 

Tugas-tugas yang masuk dalam kuadran ini penting bagi tujuan jangka panjang dan perkembangan kita secara pribadi maupun profesional. Namun tidak membutuhkan tindakan segera. 

Tugas-tugasnya sendiri mencakup pelatihan, perencanaan strategis, mengelola hubungan, dan berbagai aktivitas lain yang bisa menjadi dasar kesuksesan di masa depan. 

Dengan investasi waktu dalam kuadran dua akan mengurangi masalah yang tidak terduga pada kuadran satu. 

3. Kuadran Tiga, Delegate atau Urgent Tapi Tidak Important 

Untuk kuadran ini termasuk tugas-tugas yang membutuhkan respons segera. Namun tidak berkontribusi terhadap pencapaian tujuan jangka panjang secara langsung. Baik untuk tim maupun perorangan. 

Contoh tugasnya adalah adanya panggilan telepon atau email. Memang membutuhkan respons cepat tetapi kurang penting jika kita bandingkan dengan tugas lainnya. Untuk mengatasinya, kita bisa melakukan delegasi. 

4. Kuadran Empat, Delete atau Tidak Urgent Sekaligus Tidak Important 

Terakhir, mencakup tugas-tugas yang tidak penting dan tidak mendesak. Biasanya tugas-tugas yang masuk dalam kuadran empat ini menyebabkan distraksi yang memang menyenangkan tetapi menghilangkan waktu berharga. 

Misalnya menonton televisi, scroll sosial media, dan lain sebagainya. Dengan mengurangi aktivitas dalam kuadran ini akan meningkatkan produktivitas kita. Sehingga kita mempunyai banyak waktu untuk tugas kuadran dua.

Cara Penerapan Eisenhower Matrix

Untuk menerapkan eisenhower matrix dalam keseharian kita, berikut beberapa langkah yang harus dilakukan:

1. Kategorisasi Tugas Penting dan Mendesak 

Langkah pertama kita perlu melakukan evaluasi terhadap daftar tugas dan mengklasifikasikannya pada kategori penting serta mendesak.

Baca Juga: 5 Tips Efektif Mendelegasikan Tugas kepada Tim agar Kinerja Lebih Optimal

Tugas mendesak artinya mempunyai tenggat waktu. Sementara tugas penting lebih kepada tugas jangka panjang. Fokusnya pada keputusan secara jangka panjang. 

2. Melengkapi Kuadran Satu “Do”

Tugas ini penting dan mendesak serta harus dikerjakan dalam tenggat waktu yang makin dekat. Tugas tersebut juga berkontribusi terhadap tujuan perusahaan. 

Untuk itu kita perlu mulai memeriksa daftar tugas yang menilai kira-kira mana yang prioritasnya tinggi. Jika harus diselesaikan dalam 1-2 hari, maka masukkan ke dalam kuadran pertama. 

3. Memindahkan Tugas ke Kuadran Decide atau Schedule

Langkah selanjutnya mengidentifikasi tugas yang penting tetapi tidak begitu mendesak. Misalnya mengirim email. Tugas kuadran decide bisa kita jadwalkan di lain hari. Namun memang penting untuk tujuan jangka panjang kita. 

4. Beralih ke Kuadran Delegate

Tugas pada kuadran ini terlihat penting tetapi tidak terlalu berkontribusi pada produktivitas Kita harus memutuskan bahwa daftar bisa dijadwalkan di lain waktu atau mendelegasikannya. Misalnya jadwal wawancara atau membalas email. 

5. Menghilangkan Tugas yang Tidak Kita Perlukan 

Langkah terakhir melakukan identifikasi tugas yang tidak produktif. Misalnya datang ke rapat yang tidak masuk agenda.

Tips dalam Menerapkan Eisenhower Matrix 

Berikut beberapa hal yang bisa kita pertimbangkan dalam menerapkan  eisenhower matrix:

1. Membatasi jumlah item dalam setiap kuadran agar tidak terlalu rumit
2. Membuat matriks secara terpisah untuk tugas pribadi dan profesional
3. Tetapkan kode berupa warna untuk setiap kuadran 
4. Fokuskan diri pada satu tugas di satu waktu sebelum kita melanjutkan ke tugas lain
5. Mendedikasikan waktu tertentu dalam sehari untuk memenuhi tanggung jawab tertentu

Sebagai seorang karyawan kita harus memiliki manajemen proyek yang baik. Untuk itulah diperlukan training manajemen proyek sebagai pelatihan untuk tim. 

PasarTrainer memiliki berbagai topik training tersebut seperti Project Management, Fast Track Project Management, Project Management 101, dan lain sebagainya.

Baca Juga: Pentingnya Training Project Management untuk Meningkatkan Kinerja Tim

Kita bisa menemukan berbagai training manajemen proyek tersebut pada All Program Project Management. 

Selain itu, PasarTrainer juga memiliki In-House Program yang siap membantu karyawan naik level. Kita bisa cek program tersebut pada halaman berikut In House Program PasarTrainer.

Referensi: