Memahami Training Need Analysis untuk Pelatihan Karyawan

Saat akan mengadakan pelatihan karyawan, persiapan harus dilakukan secara matang. Pelatihan tersebut bukan hanya soal agenda rutinan, melainkan sebagai upaya perusahaan untuk meningkatkan kompetensi dan kontribusi para karyawan untuk perusahaan. 

Oleh karena itu, setiap pelatihan membutuhkan tujuan yang jelas. Salah satu cara untuk mengetahui tujuan tersebut adalah dengan menggunakan Training Need Analysis atau TNA. Apa itu? Mari kita pelajari bersama-sama.

Pengertian Training Need Analysis (TNA)

Training Need Analysis atau disingkat sebagai TNA merupakan proses untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan berdasarkan kesenjangan antara kemampuan karyawan saat ini dengan kompetensi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjalankan pekerjaan atau mencapai target perusahaan. 

Sederhananya, TNA membantu perusahaan menjawab pertanyaan:

• Skill apa yang masih kurang?
• Siapa yang membutuhkannya?
• Pelatihan seperti apa yang paling sesuai?

TNA juga tidak hanya melihat kemampuan individu. Analisis dapat dilakukan pada tingkat organisasi, pekerjaan, maupun individu. Pada tingkat organisasi, perusahaan melihat kebutuhan kompetensi yang berkaitan dengan strategi bisnis. 

Pada tingkat pekerjaan, fokusnya adalah kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan suatu posisi. Sementara itu, TNA individu digunakan untuk melihat kesenjangan kompetensi karyawan secara lebih spesifik.

Tujuan Penggunaan Training Need Analysis 

TNA memiliki beberapa tujuan yang membantu perusahaan membuat program pelatihan lebih tepat sasaran:

Menemukan Kesenjangan Kompetensi 

Tujuan utama dari penggunaan TNA adalah untuk mengetahui perbedaan antara kemampuan yang dimiliki karyawan dengan kemampuan yang sebenarnya dibutuhkan dalam pekerjaan. 

Kesenjangan ini bisa berupa kurangnya pengetahuan, keterampilan, maupun perilaku kerja. 

Menentukan Pelatihan dengan Tepat 

Hasil TNA bisa digunakan menjadi dasar untuk menentukan jenis pelatihan yang sesuai. Perusahaan dapat mengetahui materi apa saja yang dibutuhkan dan karyawan mana yang perlu mengikuti training. 

Menghemat Waktu dan Anggaran

Pelatihan membutuhkan biaya, tenaga, dan waktu. Dengan melakukan analisis terlebih dahulu, perusahaan kita bisa menghindari training yang sebenarnya tidak dibutuhkan. 

Anggaran pun dapat disarankan pada program yang memiliki manfaat lebih besar. 

Meningkatkan Kinerja Karyawan 

Pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan kita sebagai pekerja akan lebih mudah diterapkan. Pada akhirnya, meningkatkan kompetensi tersebut diharapkan bisa membantu karyawan bekerja lebih efektif dan produktif. 

Menyesuaikan Pelatihan dengan Tujuan Bisnis 

Sebaiknya training yang dilakukan tidak hanya berdiri sendiri sebagai program HR. Kebutuhan pelatihan perlu dikaitkan dengan target dan arah bisnis perusahaan agar pengembangan karyawan memberikan dampak terhadap organisasi.

Cara Menerapkan Training Need Analysis

TNA dapat dilakukan dengan mengikuti beberapa tahapan berikut. Ada apa saja?

Menentukan Tujuan Perusahaan 

Langkah awal adalah memahami target yang ingin dicapai oleh perusahaan. Misalnya, perusahaan ingin meningkatkan penjualan, memperbaiki kualitas layanan, atau mulai menggunakan teknologi baru. 

Dari tujuan tersebut, perusahaan dapat menentukan kompetensi apa yang dibutuhkan karyawan untuk mendukung pencapaiannya.

Identifikasi Kesenjangan Kinerja 

Lalu, bandingkan kinerja yang diharapkan dengan kondisi saat ini. Data seperti KPI, hasil evaluasi kerja, produktivitas, tingkat kesalahan, atau feedback pelanggan dapat digunakan untuk melihat masalah yang terjadi. 

Cari Tahu Penyebab Masalah 

Tidak semua masalah kinerja bisa diselesaikan melalui training. Misalnya, produktivitas rendah mungkin terjadi karena sistem kerja yang kurang mendukung, fasilitas yang terbatas, atau beban kerja yang terlalu tinggi. 

Karena itu, perusahaan perlu mencari akar masalah terlebih dahulu. Apabila penyebabnya memang kekurangan kompetensi, barulah pelatihan bisa menjadi salah satu solusi.

Kumpulkan Informasi dari Karyawan 

Perusahaan dapat menggunakan survei, wawancara, observasi, atau focus group discussion untuk mendapatkan informasi langsung dari karyawan dan atasan. Feedback pelanggan juga bisa digunakan, terutama untuk posisi yang banyak berinteraksi dengan konsumen. 

Tentukan Prioritas Pelatihan 

Setelah kebutuhan ditemukan, tidak semuanya harus langsung ditangani. Pilih kebutuhan yang paling mendesak dan memberikan pengaruh besar terhadap pekerjaan maupun target perusahaan. 

Susun dan Evaluasi Program

Hasil analisis kemudian digunakan untuk menentukan materi, peserta, metode, serta tujuan pelatihan. Setelah training selesai, perusahaan juga perlu melakukan evaluasi untuk melihat apakah ada perubahan pada kompetensi dan kinerja karyawan. 

Training Need Analysis sangat membantu perusahaan untuk menghindari pelatihan yang kurang relevan. Dengan memahami kebutuhan sebelum menentukan program, perusahaan dapat memberikan training yang lebih relevan dengan pekerjaan dan tujuan bisnis.

TNA juga bukan proses yang hanya dilakukan ketika perusahaan akan mengadakan pelatihan. Analisis dapat dilakukan kembali ketika ada perubahan teknologi, tanggung jawab pekerjaan, hasil evaluasi kinerja, atau masalah baru yang muncul di lingkungan kerja. 

Untuk meningkatkan kemampuan dalam penerapan TNA, PasarTrainer memiliki pelatihan berjudul Training Needs Analysis (TNA) within Training Procedure. Kita akan diajak untuk belajar terkait TNA selangkah demi selangkah.

BACA JUGA: 10 Alasan Mengapa Corporate Training Harus Diadakan Secara Berkelanjutan

Selain itu PasarTrainer juga memiliki berbagai program pelatihan lainnya seperti How To Be a Great Trainer - TOT Program, Training for Trainer, Training and Assesment Skill, serta berbagai pelatihan lainnya. 

Kita bisa cek keseluruhan pelatihan pada halaman All Training Skill Training.

Referensi: