Job Desc dalam Perusahaan: Memahami Fungsi dan Pengertian

Saat kita sedang membaca lowongan pekerjaan, pasti ada deskripsi yang menjelaskan pekerjaan kita. Rincian tersebut bisa juga disebut sebagai jobdesk. 

Adanya job desc akan membantu kita sebagai calon pelamar untuk memahami pekerjaan yang akan dilakukan jika nantinya diterima. 

Bagi perusahaan, job desc juga berfungsi untuk menjelaskan tanggung jawab, wewenang, dan target yang perlu dicapai oleh setiap posisi. Dalam artikel ini mari kita coba gali bersama mengenai pengertian job desc hingga fungsinya.

Pengertian Job desc atau Job Description 

Job desc merupakan singkatan dari job description yaitu informasi yang memberikan gambaran terkait tanggung jawab dan tugas dari suatu pekerjaan atau posisi di perusahaan. 

Umumnya job desc akan disusun oleh bagian Human Resources Department atau HRD sebelum lowongan resmi dibuka. 

Adanya job desc tersebut menjadi acuan bagi calon karyawan mengenai apa saja yang akan dikerjakan jika diterima di perusahaan yang dilamar. Job desc juga digunakan oleh HRD untuk menilai kinerja karyawan.

Fungsi dari Job desc Perusahaan

Job desc bukan hanya digunakan untuk menjelaskan pekerjaan yang harus dilakukan oleh kita sebagai karyawan. 

Dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia, job desc juga membantu perusahaan dalam mengatur kebutuhan tenaga kerja dengan lebih jelas. Berikut beberapa fungsi dari job desc:

Menjelaskan Tanggung Jawab

Job desc akan membantu karyawan untuk memahami tugas dan tanggung jawab yang menjadi bagian dari posisinya. Dengan begitu, karyawan dapat mengetahui pekerjaan yang perlu diselesaikan dan batas tanggung jawabnya.

Membantu Proses Rekrutmen

Perusahaan dapat menggunakan job desc sebagai dasar untuk menentukan kandidat yang sesuai. Informasi mengenai tugas dan persyaratan pekerjaan juga membantu calon karyawan memahami posisi yang kita lamar. 

Menentukan Kualifikasi Karyawan

Melalui job desc, perusahaan bisa mengetahui kemampuan, pengalaman, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk suatu posisi. Hal ini memudahkan HR dalam mencari orang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Menjadi Dasar Penilaian Kinerja

Tugas yang tercantum dalam job desc dapat digunakan sebagai salah satu acuan untuk melihat kinerja karyawan. Perusahaan dapat menilai apakah pekerjaan dan tanggung jawab yang diberikan sudah dijalankan dengan baik. 

Membantu Pembagian Pekerjaan

Job desc membuat pembagian tugas antara posisi menjadi lebih jelas. Setiap karyawan dapat mengetahui perannya sehingga pekerjaan tidak terlalu banyak bertumpuk pada satu orang atau justru saling tumpang tindih. 

Mendukung Pengembangan Karyawan

Perusahaan dapat melihat kemampuan yang dibutuhkan dalam setiap posisi melalui job desc. Informasi tersebut dapat menjadi pertimbangan dalam menentukan pelatihan atau pengembangan keterampilan bagi karyawan. 

Menjadi Acuan dalam Perencanaan SDM

Job desc juga membantu perusahaan melihat kebutuhan tenaga kerja berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan. Dengan demikian, perusahaan dapat merencanakan jumlah maupun kompetensi karyawan yang dibutuhkan.

Komponen yang Ada di dalam Job desc

Dalam menyusun jobdesc, perlu mencantumkan beberapa komponen berikut:

Tugas dan Tanggung Jawab yang Jelas

Sebagai calon karyawan, kita perlu mengetahui tugas apa saja yang akan dijalankan selama menempati suatu posisi. 

Penjelasan yang rinci akan membantu kita memahami pekerjaan dan menentukan prioritas dengan lebih mudah. 

Informasi ini juga bisa menjadi bekal saat mengikuti wawancara. Kandidat dapat menyiapkan contoh pengalaman yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab dari posisi yang dilamar. 

Keterampilan dan Kualifikasi yang Dibutuhkan

Setiap posisi membutuhkan kemampuan yang berbeda. Karena itu, job desc perlu mencantumkan keterampilan dan kualifikasi yang diharapkan dari kandidat. Kemampuan tersebut dapat berupa keterampilan teknis. 

Seperti, menggunakan perangkat lunak tertentu, maupun kemampuan non teknis, seperti komunikasi, kerja sama tim, dan kemampuan mengambil inisiatif. 

Meskipun perusahaan menyediakan pelatihan, kandidat tetap perlu mengetahui kemampuan dasar yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut. 

Persyaratan Fisik Jika Diperlukan

Beberapa pekerjaan memiliki tuntutan fisik tertentu. Jika memang dibutuhkan, kondisi atau kemampuan fisik tersebut sebaiknya dijelaskan dalam job desc. 

Informasi ini membantu kandidat menilai kesesuaian dirinya dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Penjelasan yang terbuka sejak awal juga dapat membantu perusahaan menciptakan proses rekrutmen yang lebih jelas dan inklusif. 

Struktur Organisasi

Job description juga dapat memberikan gambaran mengenai posisi seseorang dalam struktur perusahaan. Misalnya, siapa yang menjadi atasan langsung dan bagaimana posisi tersebut bekerja sama dengan tim atau bagian lainnya. 

Informasi ini membantu kandidat memahami peran serta melihat bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan tujuan perusahaan. Struktur yang jelas juga dapat memberikan gambaran mengenai peluang pengembangan karier di masa depan. 

Informasi Gaji dan Tunjangan 

Besaran gaji menjadi salah satu hal yang biasanya dipertimbangkan kandidat sebelum melamar pekerjaan. 

Jika perusahaan belum dapat mencantumkan angka pasti, rentang gaji dapat menjadi alternatif untuk memberikan gambaran kepada calon pelamar. 

Selain gaji, perusahaan juga dapat menjelaskan fasilitas dan tunjangan yang diberikan, seperti asuransi kesehatan, cuti, bonus, atau manfaat lainnya. Informasi tersebut membantu kandidat mempertimbangkan keseluruhan kompensasi yang ditawarkan.

Sebagai seorang staf Human Resources kita perlu menjelaskan job desc secara detail, rinci, dan efektif.

BACA JUGA: 7 Manfaat Training HR dalam Mengelola SDM Perusahaan

Untuk meningkatkan kemampuan tersebut kita bisa mengikuti training HR dari PasarTrainer yang berjudul “Job Analysis: How to Write an Effective Job Description”. 

Setelah kita mengikuti training HR tersebut, kita akan mampu menyusun jobdesc dengan baik dan efektif. Selain itu, PasarTrainer juga menyediakan training HR lainnya yang bisa kita cek pada halaman All Human Capital Training.

Referensi: