Setiap harinya kita pasti dipertemukan dengan deadline pekerjaan. Kadang deadline tersebut membuat kita burn out sehingga berantakan bahkan tidak bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan deadline.
Untuk menghindari kondisi tersebut terjadi berulang-ulang kita perlu menemukan formula yang tepat. Sehingga pekerjaan selesai tepat waktu dengan kualitas terbaik. Mari kita lihat ada tips apa saja untuk mengatur deadline pekerjaan ini.
Tips Mengatur Deadline Pekerjaan
Deadline sendiri merupakan suatu batas waktu yang telah ditentukan agar kita menyelesaikan pekerjaan. Dengan adanya deadline kita akan mendapatkan kerangka waktu jelas baik bagi tim maupun individu untuk penyelesaian tugas dan perencanaan yang efisien.
Untuk itu mematuhi deadline menjadi hal penting agar alur kerja dapat kita jaga dengan lancar dan tidak terjadi penundaan. Agar tidak burn out, mari menerapkan tips berikut untuk memenuhi deadline:
1. Menggunakan Metode Time Blocking
Metode satu ini memungkinkan kita untuk mengatur waktu dengan cara membagi hari kerja ke dalam beberapa bagian. Setiap bagian atau disebut juga blok akan tercantum tugas spesifik.
Dengan menerapkan metode tersebut kita tidak mengerjakan tugas yang banyak sekaligus dan lebih fokus pada jenis tugas tertentu dalam satu waktu.
Kita bisa melakukan time blocking dengan membaginya seperti berikut:
- Pukul 08.00 - 10.00 mengerjakan dan menyelesaikan laporan
- Pukul 10.00 - 10.30 membalas email yang masuk
- Pukul 13.00 - 14.00 menyiapkan materi untuk rapat
- Pukul 14.30 - 15.30 melakukan revisi dokumen jika ada
Penerapan metode ini akan membantu kita untuk mengetahui secara detail apa yang perlu dikerjakan sesuai jam kerja yang sudah diatur. Kita pun bisa terhindari dari distraksi, berpindah dari satu tugas ke tugas lain, dan pekerjaan pun bisa selesai lebih cepat.
Cara kerja dengan time blocking memungkinkan kita untuk kembali fokus karena jadwal yang kita susun sudah terstruktur. Otak kita pun terhindar mengambil keputusan baru terus menerus.
2. Menerapkan To-Do List
Metode menghadapi deadline selanjutnya adalah dengan menulis to-do list. Kita bisa menulis daftar tugas yang harus dikerjakan dalam satu waktu. Baik itu tugas yang harus selesai sehari atau jangka panjang misalnya seminggu.
Untuk menulisnya kita harus meletakkan tugas yang paling prioritas di bagian atas. Prioritas di sini maksudnya adalah yang deadline-nya paling dekat. Agar lebih efektif, kita bisa menuliskannya di sticky note ataupun buku agenda.
Metode penulisan to-do list ini dikenal juga sebagai eisenhower matrix. Kita bisa menentukan prioritas pekerjaan secara sistematis yang dimasukkan dalam 2 kategori yakni urgent atau mendesak dan important atau penting. Berikut kategorinya:
- Penting dan mendesak maka harus dilakukan segera
- Penting tetapi tidak mendesak maka perlu dijadwalkan
- Mendesak tetapi tidak penting maka bisa didelegasikan
- Tidak mendesak dan tidak penting maka kita bisa menghilangkannya
Metode ini akan membuat kita tidak hanya bereaksi pada hal mendesak, tetapi juga mengelola hari kerja sesuai dampak yang paling besar.
3. Menerapkan Metode Eat That Frog
Konsep dari metode ini adalah menyelesaikan tugas yang paling berat di awal hari atau terlebih dahulu.
Pendekatan eat that frog bisa membantu kita mengatasi penundaan dan memastikan bahwa energi kita yang paling baik digunakan untuk tugas yang berdampak paling besar.
Pekerjaan yang berkaitan dengan analitis dan strategis sangat cocok diselesaikan menggunakan metode ini. Alasannya karena dua tugas tersebut membutuhkan konsentrasi penuh.
Selain itu, dengan menyelesaikan pekerjaan utama di pagi hari membuktikan meningkatnya pencapaian dan produktivitas.
4. Menentukan Waktu untuk Beristirahat
Kita bisa menjadi lebih produktif bekerja apabila memiliki jadwal untuk beristirahat. Salah satu metode yang bisa kita gunakan adalah teknik pomodoro.
Teknik ini diterapkan dengan cara fokus bekerja selama 25 menit dan beristirahat selama 5 menit. Kita perlu melakukan pola tersebut sebanyak 4 kali. Setelah itu kita bisa beristirahat lebih lama. Misalnya 15 hingga 20 menit.
5. Menerapkan Metode Rule of Two
Metode ini memungkinkan kita untuk memilih dua pekerjaan utama yang harus kita selesaikan hari ini. Dengan begitu, daftar tugas menjadi lebih realistis dan fokus kita pun menjadi terasah serta tajam.
Pendekatan rule of two akan menghindarkan kita dari daftar pekerjaan yang amat panjang dan tidak semua bisa diselesaikan. Selain itu rule of two juga bisa meningkatkan fokus dan konsentrasi dalam hal mencapai target pekerjaan.
Pusing dengan deadline bisa dialami oleh siapapun. Maka dari itu penting bagi L&D perusahaan maupun karyawan yang ingin upskilling menyediakan serta meluangkan waktu belajar time management yang tepat.
PasarTrainer memiliki program pelatihan untuk tim mengenai time management ini. Namanya Effective & Smart Time Managements Skills: A Lifehack to be More Productive.
Dengan mengikuti program pelatihan untuk tim tersebut kita bisa mengetahui cara membuat goals, menentukan skala prioritas, membuat rencana harian, meningkatkan keterampilan Time Matrix, hingga merencanakan serta mengelola waktu lebih efektif.
Selain program tersebut, PasarTrainer juga mempunyai program pelatihan untuk tim lainnya. Kita hanya perlu mengunjungi tautan all training program untuk mendapatkan informasi kelas PasarTrainer lainnya.
Referensi:
accurate.id - apa itu deadlineglints.com - tips mengejar deadline
mum.id - empat strategi produktif untuk hadapi deadline yang bisa disebut saat interview