Dalam mengelola proyek, seorang project manager perlu menggunakan tools yang bisa memudahkan pekerjaannya. Salah satu tools yang sangat berguna dalam hal ini adalah gantt chart. Bagan ini memiliki fungsi untuk membantu merencanakan, melacak, bahkan mengelola proyek agar berjalan dengan efektif.
Lantas, bagaimana cara menggunakan bagan ini secara tepat? Untuk mengetahui lebih lanjut serta bagaimana bagan ini mengoptimalkan kesuksesan proyek, mari simak rangkaian penjelasannya berikut.
Apa Itu Gantt Chart?
Di kala kita menghadapi proyek dengan deadline ketat dan harus selesai dalam waktu bersamaan, manajemen waktu yang efektif perlu diterapkan. Namun, tanpa bantuan tools yang memadai, kadang kala kita tetap kewalahan menghadapinya. Di sinilah peran penting dari bagan gantt.
Dikutip dari teamgantt.com, bagan gantt adalah diagram batang yang kerap digunakan project management untuk memantau bagaimana perkembangan proyek yang sedang berjalan. Karol Admiecki merupakan pencetus dari bagan ini di awal abad ke-20. Lalu, disempurnakan oleh Henry Gantt dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi perencanaan dan pemantauan progres proyek.
Sekarang ini, tool ini banyak dimanfaatkan oleh project management lantaran penggunaannya yang cukup sederhana. Perencanaan proyek yang rumit dapat kita sederhanakan sehingga menjadi lebih mudah untuk diikuti dengan bantuan bagan ini.
Unsur-Unsur dalam Gantt Chart
Pada umumnya, bagan gantt akan menampilkan timeline dan status dari proyek yang sedang berjalan. Begitu juga dengan pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengerjakan proyek tersebut.
Selain itu, bagan ini juga memiliki unsur lain yang menjadikannya bukan sekadar diagram biasa. Kenali lebih lanjut apa saja unsur tersebut agar bisa mengetahui peranannya dalam perencanaan proyek.
1. Task
Bagian task menunjukkan daftar tugas yang harus diselesaikan dalam suatu proyek. Bagian ini berbentuk vertikal dan bisa kita temukan di sebelah kiri yang menjadi kunci penting dari bagan ini.
2. Timeline
Berbeda dari bagian task, timeline berbentuk horizontal dan menunjukkan rentang waktu pengerjaan proyek. Rentang waktunya bisa berupa hari, minggu, bulan, atau bahkan tahun.
3. Deadline
Dalam bagan gantt, deadline memiliki fungsi untuk menunjukkan batas waktu pengerjaan proyek dalam periode tertentu. Dengan adanya bagian ini, kita bisa mengidentifikasi tugas yang punya batas waktu mendesak.
4. Bars
Selanjutnya, di bagian bars, kita bisa melihat seberapa jauh tugas atau pekerjaan sudah diselesaikan. Lewat unsur ini, kita bisa memastikan proyek tetap berjalan sesuai batas waktu yang ada.
5. Milestone
Milestone dalam unsur bagan gantt berguna sebagai penanda waktu penting untuk kepentingan melacak proyek. Adanya milestone bisa menjadi motivasi bagi tim agar tetap fokus mencapai hasil akhir proyek.
6. Dependency
Bagian ini berupa garis abu-abu muda yang berfungsi untuk menghubungkan tugas-tugas yang perlu dikerjakan dalam urutan waktu tertentu. Risiko keterlambatan bisa diminimalisir karena kita bisa mendelegasikan tugas dengan lebih terstruktur.
7. Progress
Berfungsi untuk melacak sekaligus memantau perkembangan proyek. Progress akan membantu kita memperkirakan apakah status proyek saat ini sudah sejalan dengan target awal.
8. Resource Assigned
Secara sederhana, resource assigned menunjukkan siapa yang ditugaskan untuk mengerjakan tugas dalam suatu proyek. Informasi ini penting untuk membantu project manager berkoordinasi guna kelancaran proyek.
Fungsi Gantt Chart untuk Project Management
Dari apa yang sudah kita pahami sekilas, bagan atau diagram gantt bisa membantu project management dalam menjadwalkan, melacak, mengelola proyek. Namun, lebih dari itu, bagan ini punya fungsi lain yang lebih penting. Mari kita simak penjelasannya berikut!
1. Membantu Visualisasi Perkembangan Proyek
Melalui diagram gantt, visualisasi perkembangan proyek bisa dipantau dari awal hingga akhir proyek. Bagi project manager, ini akan kian memudahkan pengelolaan serta tidak perlu lagi pusing jika ditanya mengenai perkembangan proyek oleh pimpinan. Sebab, semua perkembangan sudah terpampang dengan jelas dalam diagram.
2. Memudahkan Koordinasi Tugas
Fungsi gantt chart untuk project management lainnya adalah memudahkan koordinasi. Kita tahu jika koordinasi tugas terkadang bisa menyulitkan, apalagi jika harus menghubungi satu per satu anggota tim. Tetapi, dengan menggunakan tool ini, delegasi tugas akan lebih terstruktur, praktis, tanpa harus berkoordinasi secara satu-satu.
3. Melancarkan Komunikasi Antar Tim
Komunikasi adalah kunci penting dalam kerja sama tim di suatu proyek. Dengan bantuan bagan gantt, kita bisa menghindari kemungkinan miskomunikasi. Semua tim bisa melihat dan memantau tugas yang mereka kerjakan, menghindarkan kesalahpahaman. Alhasil, proyek bisa berjalan tanpa hambatan.
4. Indikator Menilai Kinerja
Selain bermanfaat untuk project management, bagan ini ternyata juga bisa menjadi indikator menilai kinerja. Melalui progres yang ditampilkan, kita bisa tahu siapa-siapa saja yang mengerjakan tugas sesuai dengan timeline dan tidak. Dengan begitu, kita juga bisa menilai sejauh mana tiap individu dalam perusahaan memaksimalkan potensinya.
Jadi, itulah seluruh penjelasan tentang apa itu gantt chart sekaligus dengan fungsi-fungsinya untuk project management. Dari fungsi di atas pula, kita bisa melihat jika diagram ini punya andil besar untuk kesuksesan proyek. Oleh karenanya, menerapkannya untuk pembagian tugas proyek sangatlah perlu.
Tertarik memahami prosesnya secara mendalam? Fundamental of Project Management Training adalah solusi terbaik untuk mempelajari prinsip dasar manajemen proyek hingga strategi efektif dalam meningkatkan peluang keberhasilan proyek. Jangan lewatkan kesempatan untuk belajar dari para ahli! Segera daftar di PasarTrainer, live training nomor satu di Indonesia!
Referensi:
www.teamgantt.com - What is a Gantt Chartwww.kitalulus.com - Gantt Chart
id.jobstreet.com - Gantt Chart Tools Project Manager
www.sekawanmedia.co.id - Gantt Chart Adalah