Tidak bisa dipungkiri jika operasional perusahaan kadang tidak selalu berjalan dengan mulus. Kadang muncul masalah yang membutuhkan penanganan dengan tepat. Menerapkan crisis communication merupakan salah satu cara dan solusi untuk menghadapi kondisi genting dalam perusahaan.

Komunikasi krisis dibutuhkan untuk membantu menghadapi kondisi genting dalam perusahaan. Akan tetapi untuk bisa melakukannya, diperlukan persiapan dan pelatihan terhadap seluruh lapisan karyawan. 

Lantas, mengapa komunikasi ini penting dan bagaimana cara menerapkannya? Artikel ini akan membahas secara lengkap. Yuk, simak informasi lengkapnya? 

Apa itu Crisis Communication?

Komunikasi krisis merupakan proses penyampaian informasi yang terstruktur dan terencana yang dilakukan individu atau organisasi saat menghadapi situasi krisis atau darurat. 

Tujuan dari melakukan komunikasi ini meliputi:

  • Memberikan informasi dengan cepat dan akurat kepada pemangku kepentingan.
  • Mengelola dampak negatif dari krisis.
  • Menjaga kepercayaan publik dan reputasi organisasi.
  • Mengatasi isu dengan transparan.

Mengapa Crisis Communication Penting? 

Setiap perusahaan tidak akan pernah lepas dari kondisi krisis sehingga komunikasi dalam kondisi krisis ini penting untuk dipersiapkan. Strategi ini bisa jadi solusi untuk meminimalkan dampak krisis dan mencegah kerusakan reputasi. 

Dengan melakukan komunikasi krisis, perusahaan atau individu dapat mencegah penyebaran informasi yang tidak akurat atau salah. Tidak hanya itu, strategi ini juga dapat membangun kepercayaan dan reputasi di mata publik.

Komunikasi dalam krisis juga dapat membantu mempercepat pemulihan pasca krisis hingga mengurangi potensi kerugian finansial. 

Tahapan Implementasi Komunikasi Krisis

Dalam melakukan strategi komunikasi dalam krisis, ada beberapa tahapan yang perlu kita perhatikan. Berikut di antaranya:

1. Pre-crisis

Sebelum menghadapi krisis, perlu mempersiapkan beberapa hal penting terlebih dahulu. Mulai dari membuat manajemen krisis yang potensial, mengawasi seberapa besar krisis yang akan dihadapi, hingga mempersiapkan semua pihak yang terlibat. 

2. Crisis

Saat masa crisis, semua pihak yang terlibat dalam manajemen krisis harus aktif mengumpulkan informasi dan memprosesnya untuk dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan strategis.

Di masa ini juga, tim yang terlibat dalam manajemen krisis harus aktif menyebarkan pesan kepada publik. Tujuannya untuk mencegah dampak negatif krisis, serta menjaga kepercayaan dan kredibilitas perusahaan. 

3. Post Crisis

Setelah masa krisis terlewati, tugas manajemen krisis bukan berarti sudah selesai. Pada tahap ini, manajemen krisis perlu melakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa efektif strategi penanganan yang telah dijalankan. 

Tim manajemen juga perlu menyediakan follow-up crisis message untuk mengetahui imbal balik dari publik atas kondisi krisis yang dialami perusahaan. 

Strategi Membangun Komunikasi Krisis dalam Perusahaan

Untuk bisa melakukan komunikasi dalam kondisi krisis dengan tepat, diperlukan persiapan dan strategi yang tepat. Mulai dari membangun tim tanggap krisis yang terlatih hingga respon cepat.

Berikut ini strategi membangun dan mempersiapkan komunikasi kritis untuk menghadapi situasi darurat:

1. Siapkan Tim Tanggap Krisis yang Terlatih

Masa krisis bisa menjadi ancaman besar bagi perusahaan jika tidak bisa ditangani dengan tepat. Untuk menghadapi masa sulit ini, diperlukan tim yang kompeten dan tanggap terhadap kondisi krisis perusahan. 

Perusahaan diharapkan telah mempersiapkan tim khusus yang akan ditugaskan ketika kondisi krisis terjadi. Tim perlu dilatih dan dipersiapkan dengan baik agar mampu membantu mengelola dampak krisis dan mencegah kerugian. 

2. Keterbukaan  

Untuk membangun tim crisis communication yang tanggap dan responsif, diperlukan keterbukaan dan transparansi. 

Dalam upaya menangani masa krisis, tim perlu mengumpulkan data yang relevan serta mengkomunikasi langkah penanganan untuk pengambilan keputusan yang strategis.

3. Respon Cepat

Ketika menghadapi masa krisis, respon yang cepat menjadi kunci untuk langkah penanganan yang tepat. Tim manajemen krisis harus mampu memberikan respon cepat, baik kepada pihak internal maupun pihak eksternal.

Respon cepat akan mencegah menyebarnya isu-isu negatif, sehingga akan lebih mudah untuk menjaga kepercayaan publik. Meski begitu, hindari memberikan respon berlebihan karena jika salah langkah justru bisa membuat keadaan semakin rumit.

Idealnya, perusahaan memerlukan waktu minimal 40 menit hingga 12 jam untuk memberikan respon atas krisis yang terjadi. 

Semakin cepat respon diberikan, akan semakin mudah mengelola dampak negatif krisis dan semakin kecil risiko kerugian finansial yang terjadi. 

4. Manfaatkan Media Sosial secara Efektif

Saat kondisi krisis, media sosial bisa menjadi media yang membantu menyelesaikan masalah atau justru membuatnya semakin parah. Oleh sebab itu, tim manajemen krisis harus bijak dalam menggunakan sosial media, khususnya di masa krisis. 

Perusahaan bisa memanfaatkan sosial media sebagai sarana menyebarkan pesan krisis kepada publik. Namun, pastikan pesan yang disebarkan tidak membuat kondisi semakin buruk. 

5. Evaluasi

Setelah masa krisis berakhir, perusahaan perlu melakukan evaluasi, mulai dari mencari tahu penyebabnya, hingga meninjau efektivitas strategi crisis communication yang telah dilakukan. 

Dalam tahap ini, semua pihak dalam perusahaan harus melakukan pembelajaran agar kondisi tersebut tidak terulang kembali serta menyiapkan strategi krisis yang lebih baik. 

Bangun Crisis Communication secara Efektif Bersama PasarTrainer

Mempersiapkan komunikasi dalam krisis yang tepat merupakan hal krusial yang harus dipersiapkan perusahaan untuk mengatasi kondisi yang tidak terduga. Dengan mempersiapkan tim yang kompeten dan tanggap, pengelolaan krisis akan lebih mudah dan efektif. 

Siapkan tim komunikasi krisis yang andal untuk strategi efektif menghadapi kondisi darurat dengan Pelatihan Komunikasi di PasarTrainer. Perkuat juga strategi masa krisis dengan program Strategic Media Engagement in Crisis Management.

Yuk, daftar sekarang dan siapkan tim manajemen krisis yang tanggap dan terlatih untuk mengelola masa krisis perusahaan. 

Referensi

binus.ac.id - Menghadapi Tantangan Komunikasi Krisis Strategi Efektif Menangani Situasi Darurat

opini.kemenkeu.go.id - Menakar Efektivitas Komunikasi Krisis Oleh Humas Pemerinta di Era Digital

fisipol.ugm.ac.id - Komunikasi Krisis Bagian Penting dari Manajemen Krisis