Di era kerja hybrid dan kolaborasi digital seperti sekarang, perangkat lunak produktivitas bukan lagi sekadar alat bantu, melainkan fondasi utama operasional bisnis. 

Dua nama besar yang kerap menjadi pilihan utama perusahaan maupun individu adalah Microsoft office vs Google workspace. 

Keduanya menawarkan fitur lengkap untuk pengolahan dokumen, spreadsheet, presentasi, komunikasi, hingga kolaborasi real-time. Namun, manakah yang lebih unggul?

Mari kita kupas perbedaan, keunggulan, dan kekurangan masing-masing platform secara menyeluruh agar kita dapat memilih solusi yang paling tepat untuk kebutuhan bisnis maupun personal kita.

Sejarah Singkat dan Popularitas

Microsoft Office adalah pemain lama di industri perangkat lunak produktivitas. Sejak dirilis pada tahun 1990, Word, Excel, dan PowerPoint sudah menjadi standar dunia kerja. 

Versi terbarunya hadir dalam format langganan bernama Microsoft 365, dengan fitur Cloud, kolaborasi real-time, dan keamanan berlapis.

Sementara itu, Google Workspace (dulu dikenal sebagai G Suite) adalah pendatang baru yang mengusung pendekatan cloud-native sejak awal. Google Docs, Sheets, dan Slides hadir sebagai alternatif ringan dan fleksibel, dengan keunggulan dalam kolaborasi online.

Mana yang Lebih Unggul untuk Bisnis Kita?

Microsoft office vs Google workspace adalah dua raksasa yang sering dibandingkan ketika perusahaan mencari sistem kerja digital yang andal. 

Keduanya menawarkan fitur unggulan, tetapi memiliki pendekatan dan kelebihan masing-masing. Lantas, mana yang lebih unggul untuk kebutuhan bisnis kita? Mari kita bahas secara menyeluruh.

1. Fitur Aplikasi: Lengkap vs Ringan dan Praktis

Microsoft Office menawarkan fitur yang sangat kaya. Word dan Excel memiliki fungsi tingkat lanjut seperti macro, pivot table, hingga scripting dengan VBA, yang belum bisa ditandingi Google Workspace. PowerPoint juga menyediakan kontrol desain dan animasi yang lebih dalam.

Google Workspace menekankan pada kesederhanaan dan kemudahan kolaborasi. Meski fiturnya tidak sedalam Office, kebutuhan dasar pengguna seperti menulis dokumen, membuat presentasi, atau mengolah data bisa terpenuhi dengan baik.

Bagi pengguna yang membutuhkan fungsionalitas tingkat lanjut, Microsoft Office adalah pilihan tepat. Tapi untuk keperluan ringan dan cepat, Google Workspace lebih efisien.

2. Kolaborasi Real-Time: Siapa Lebih Unggul?

Google Workspace jelas menjadi pionir dalam hal kolaborasi real-time. Sejak awal, platform ini memungkinkan banyak orang mengedit dokumen secara bersamaan, melihat perubahan langsung, dan memberi komentar tanpa harus menyimpan ulang dokumen.

Microsoft Office kini sudah menyusul dengan fitur kolaborasi di Word, Excel, dan PowerPoint berbasis Cloud. Namun, pengalaman pengguna Google Workspace dalam hal kecepatan, kemudahan berbagi, dan kompatibilitas antar perangkat tetap lebih unggul.

3. Kapasitas Penyimpanan

Keduanya menawarkan penyimpanan cloud, tapi dengan skema berbeda.

  • Microsoft 365 menyediakan 1 TB OneDrive untuk setiap pengguna secara default.
  • Google Workspace menyediakan penyimpanan mulai dari 30 GB (untuk paket Business Starter), dan bisa tidak terbatas untuk paket bisnis tertinggi.

Perlu diperhatikan, kapasitas penyimpanan di Google Workspace mencakup semua layanan (Gmail, Drive, dan lain-lain), sementara OneDrive hanya mencakup dokumen Office.

4. Keamanan dan Kontrol Admin

Kedua platform memiliki fitur keamanan tingkat tinggi seperti verifikasi dua langkah, enkripsi data, dan kontrol akses.

Namun, Microsoft Office sering kali lebih dipercaya oleh sektor korporasi karena sistem keamanannya sudah teruji di lingkungan enterprise. 

Microsoft 365 menawarkan fitur compliance seperti eDiscovery, Data Loss Prevention (DLP), dan kontrol granular yang sangat dibutuhkan oleh bisnis besar.

Sementara itu, Google Workspace lebih unggul dalam dashboard admin yang intuitif dan mudah diatur, cocok untuk bisnis kecil dan menengah yang tidak memiliki tim IT khusus.

5. Harga dan Lisensi

Soal harga, Google Workspace cenderung lebih terjangkau untuk skala kecil:

  • Google Workspace Business Starter mulai dari sekitar $6/user/bulan.
  • Microsoft 365 Business Basic sekitar $6/user/bulan juga, tapi dengan fitur yang lebih terbatas jika dibandingkan versi desktop.

Jika kita membutuhkan aplikasi desktop yang kuat dan tidak hanya bekerja di browser, Microsoft Office jadi nilai tambah, meski dengan biaya yang lebih tinggi.

6. Offline vs Online

Salah satu kekuatan Microsoft Office adalah kemampuannya bekerja offline dengan aplikasi desktop. Kita tetap bisa mengakses dan mengedit dokumen walau tidak terhubung ke internet.

Google Workspace lebih fokus pada penggunaan online. Meskipun ada mode offline di Google Docs dan Sheets, fiturnya terbatas dan masih mengandalkan browser.

Untuk pengguna di area dengan koneksi internet tidak stabil, Microsoft Office lebih praktis.

Mana yang Harus Kita Pilih?

Pilihan antara Microsoft Office vs Google Workspace sangat tergantung pada kebutuhan dan konteks bisnis kita:

  • Pilih Google Workspace jika kita ingin solusi yang ringan, berbasis Cloud, mudah untuk kolaborasi online, dan cocok untuk tim dinamis seperti startup atau institusi pendidikan.
  • Pilih Microsoft Office jika kita memerlukan fitur lanjutan, integrasi sistem IT yang kompleks, serta keandalan kerja offline dengan aplikasi desktop.

Keduanya adalah tools produktivitas luar biasa. Jika memungkinkan, tidak ada salahnya menggabungkan keduanya: menggunakan Google Workspace untuk kolaborasi cepat dan Microsoft Office untuk pengolahan dokumen lanjutan.

Jika butuh pelatihannya untuk tim, kunjungi Program Microsoft Office, atau cek semua pelatihan terkait lainnya di laman PasarTrainer.

Referensi 

clickup.com - Microsoft Office 365 VS Google Workspace

www.stylefactoryproductions.com - Office 365 VS Google Apps

ventraip.com.au - Google Workspace VS Microsoft 365