Selama ini dalam bekerja mungkin kita tidak bisa jauh-jauh dari penggunaan software office. Apalagi jika untuk mengelola dokumen dan angka. Salah satu yang cukup banyak digunakan adalah Microsoft Excel.
Namun saat ini Google pun sudah menyediakan layanan serupa software office. Ada Google Spreadsheets, Google Documents, dan Google Slides.
Google Spreadsheets menjadi padanan dari Microsoft Excel. Layanan dari Google tersebut juga sudah banyak digunakan di berbagai perusahaan. Namun ada yang membedakan antara Microsoft Excel dan Google Spreadsheet.
Apa saja perbedaannya dan kapan suatu perusahaan perlu menggunakan Microsoft Excel atau Google Spreadsheet? Mari kita mengulasnya bersama-sama.
Perbedaan Fitur Antara Microsoft Excel dan Google Spreadsheet
Adanya perbedaan ini juga menunjukkan berbagai kelebihan dan kekurangan antara Microsoft Excel serta Google Spreadsheet. Berikut beberapa perbedaannya:
1. Segi Penyimpanan Data dan Akses
Google Spreadsheets berbasis cloud. Dengan demikian memungkinkan penyimpanan berlangsung secara otomatis di Google Drive. KIta pun bisa mengakses dokumen dari mana saja selama kita terhubung dengan internet.
Sementara itu untuk Microsoft Excel, berbasis desktop membutuhkan penyimpanan manual. Walaupun demikian, sekarang ada Excel yang tersedia pada Microsoft 365. Penyimpanannya sendiri di OneDrive.
2. Kolaborasi Secara Real-time
Kolaborasi real-time menjadi salah satu fitur kuat yang ditawarkan oleh Google Spreadsheets. Beberapa pengguna bisa melakukan pengeditan file bahkan secara bersamaan. Kita juga bisa melihat perubahan yang terjadi hanya dalam hitungan detik.
Sedangkan untuk Microsoft Excel baru mendukung adanya kolaborasi real-time pada versi Microsoft 365. Untuk kolaborasi kita perlu sinkronisasi file ke OneDrive. Barulah kita bisa membuka file di browser dengan program Excel for Web. Akses editnya hanya untuk kolaborator saja. Terdapat opsi password untuk penguncian workbook. Untuk yang versi desktop, belum mendukung kolaborasi langsung tanpa adanya sinkronisasi manual.
3. Ketersediaannya Secara Offline dan Online
Google Spreadsheets memang bisa digunakan secara offline. Caranya kita perlu mengaktifkan mode offline pada Google Chrome. Tetapi tidak semua fitur bisa diakses jika kita mengaktifkan mode tersebut.
Untuk Microsoft Excel versi desktop akan lebih mudah digunakan jika koneksi internet kita tidak stabil. Karena bisa digunakan secara offline.
4. Perbedaan pada Fitur Lanjutan
Walaupun Google Spreadsheets mempunyai banyak fungsi dasar yang sudah cukup memadai, tetapi fitur yang lebih canggih seperti pemrosesan data yang besar atau analisis statistik yang bersifat lanjutan masih terbatas.
Dibandingkan dengan Google Spreadsheet, Microsoft Excel lebih unggul dalam fitur lanjutan. Terdapat fitur seperti Power Pivot, Macros, Power Query, hingga Visual Basic for Applications (VBA).
5. Integrasi dengan Software Lainnya
Google Spreadsheets sudah terintegrasi dengan ekosistem Google. Misalnya Google Data Studio, Google Forms, dan Google Analytics. Sehingga mudah digunakan untuk pekerjaan yang berbasis web.
Kemudian untuk Microsoft Excel juga sudah terintegrasi dengan produk dari Microsoft Office. Misalnya PowerPoint, Word, dan Outlook. Sehingga efektif untuk lingkungan kerja yang memang menggunakan Microsoft Suite.
6. Pemrosesan Data
Microsoft Excel lebih unggul dalam menangani dataset yang lebih besar daripada Google Spreadsheets. Software dari Google tersebut akan melambat kecepatannya jika sudah mendekati 5 juta cells. Sedangkan Microsoft Excel bisa menyimpan sampai 17 juta cell data.
7. Antara Add-Ons dan Add-Ins
Google Spreadsheets mendukung adanya Add-ons. Fitur tersebut memungkinkan kita menambah integrasi atau fungsi dari pihak ketiga. Terdapat banyak add-ons yang tersedia gratis atau berbiaya murah.
Sementara untuk Microsoft Excel mendukung Add-ins dan juga integrasi khusus. Kita bisa menggunakan Add-ins dari pihak ketiga dan analisis canggih. Excel juga menyediakan tools dan sumber daya gratis. Misalnya template untuk personal finance dan budgeting.
8. Perbedaan dari Segi Harga
Google Spreadsheets menyediakan layanan gratis jika hanya digunakan untuk penggunaan pribadi. Namun ada batasan dalam penyimpanan di Google Drive.
Kita bisa menggunakan versi premium lewat Google Workspace dengan melakukan langganan. Microsoft Excel versi desktop biasanya lebih mahal walaupun bisa dibeli sekali saja tanpa melakukan langganan.
9. Dari Sisi Kontrol Data dan Keamanan
Data dari Google Spreadsheets disimpan di cloud Google. Keamananya kuat namun karena basisnya web masih ada kekhawatiran privasi soal adanya akses dari pihak ketiga atau keamanan jaringan.
Microsoft Excel versi desktop sendiri memberikan kontrol yang lebih besar karena penyimpanan data bersifat lokal. Sedangkan untuk yang bersifat cloud, sudah memberikan keamanan tinggi.
10. Terkait Kompatibilitas File
Google Spreadsheets mendukung format Excel tetapi tidak sempurna. Sedangkan Excel bekerja lebih maksimal dengan file .xlsx sebagai format standar.
Kapan Menggunakan Google Spreadsheet?
Kita bisa menggunakan Google Spreadsheet jika:
- Butuh kolaborasi tim
- Integrasi web dan cloud
- Membutuhkan kemudahan akses
- Butuh tahu siapa yang melakukan revisi pada file
Kapan Menggunakan Microsoft Excel?
Sedangkan kita bisa menggunakan Microsoft Excel apabila:
- Butuh pemrosesan data masif
- Melakukan analisis finansial yang kompleks
- Butuh otomasi tinggi
- Privasi yang maksimal
Setiap software memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Kehadiran Google Spreadsheet tidak menyingkirkan power Microsoft Excel. Sehingga keduanya harus dipelajari dalam pelatihan untuk karyawan.
PasarTrainer menyediakan pelatihan untuk karyawan khusus topik mengenai Microsoft Excel. Bahkan dari basic hingga advance.
Semua pelatihan untuk karyawan bisa dipilih sesuai kebutuhan. PasarTrainer juga memiliki banyak solusi untuk berbagai permasalahan perusahaan. Cek Corporate Solution Product untuk menemukannya.
Referensi:
blog.eikontechnology.com - perbedaan google spreadsheet dengan microsoft exceldqlab.id - belajar excel mengenal perbedaan microsoft excel dan google spreadsheet
asani.co.id - perbedaan spreadsheet dan excel
www.konsultanexcel.com - perbedaan excel dan spreadsheet
digitalskola.com - excel vs google sheets