Etika Berkomunikasi via Telepon yang Berlaku di Dunia Kerja

Saat berkomunikasi melalui telepon secara profesional, kita tentu harus melakukannya berdasarkan etika yang berlaku. Ini menunjukkan bahwa kita bekerja secara profesional. 

Menelpon sendiri merupakan bentuk komunikasi antarpribadi yang sering dilakukan di dunia kerja untuk berbagai keperluan. Maka dari itu etika menelepon harus kita pahami. Apa saja etika menelepon yang berlaku? Mari kita gali bersama-sama.

Memahami Etika Menelepon di Dunia Kerja 

Etika menelpon merupakan aturan yang tidak tertulis dan harus diterapkan selama kita berbicara dengan kolega kerja melalui telepon. Baik itu telepon untuk urusan kerja ataupun komunikasi harian. 

Etika menelpon sendiri mencakup beberapa hal seperti bagaimana cara kita menjawab panggilan, bagaimana menutup telepon, hingga nada kita selama berbicara di telepon. 

Menerapkan etika menelepon akan menunjukkan bahwa kita sudah bersikap profesional dan menghormati kolega yang sedang berkomunikasi dengan kita.

Berbagai Etika Menelepon di Dunia Kerja 

Berikut beberapa etika menelepon yang bisa kita terapkan selama berbicara dengan stakeholder perusahaan.

Menjawab Telepon Paling Lama 3 Dering

Saat menerima panggilan, usahakan untuk segera menjawabnya. Terutama saat kita bekerja di bidang pelayanan. Sebisa mungkin angkat telepon dalam tiga kali dering agar penelpon tidak terlalu lama menunggu. 

Terlebih jika panggilan tersebut berkaitan dengan pekerjaan atau pelayanan pelanggan. Respons yang cepat dapat menunjukkan sikap profesional kita. 

Menyapa Penelepon dengan Ramah 

Ketika menjawab telepon, pastikan kita menyampaikan salam dengan ramah. Kita bisa mengucapkan selamat pagi atau halo dan memperkenalkan diri jika memang diperlukan. 

Menyapa dengan ramah akan membuat lawan bicara kita lebih nyaman dan memberikan kesan komunikasi yang baik. 

Memberikan Perhatian Kepada Bahasa Tubuh

Walaupun lawan bicara tidak bisa melihat secara langsung, bahasa tubuh tetap bisa memengaruhi cara seseorang berbicara. 

Ekspresi wajah dan posisi tubuh dapat memengaruhi intonasi suara yang terdengar melalui telepon. Karena itu, kita tetap harus menggunakan gestur dan ekspresi yang profesional selama percakapan sedang berlangsung. 

Gunakan Bahasa yang Tepat 

Pastikan untuk selalu menggunakan bahasa formal dan sopan. Terutama jika kita sedang membicarakan urusan pekerjaan. Hindari menggunakan kata-kata informal maupun slang yang tidak tepat pada situasi profesional. 

Penggunaan bahasa informal akan menyebabkan percakapan kita kurang profesional. Sebaliknya, saat menggunakan bahasa formal, maka percakapan menjadi lebih terstruktur dan terjaga profesionalitasnya. 

Menerapkan Active Listening

Mendengarkan dengan aktif atau active listening menunjukkan bahwa kita benar-benar memberikan perhatian terkait apa yang sedang dibahas maupun disampaikan oleh lawan bicara. 

Pastikan kita hanya sekadar mendengarkan, tetapi kita juga perlu memahami poin-poin penting yang disampaikan. Tindakan ini penting agar kita bisa memberikan respons yang sesuai dan tepat. 

Memperhatikan Nada Bicara

Perhatikan juga nada bicara selama menelpon. Ini karena nada bicara masuk sebagai etika menelepon yang penting. Hindari berbicara dengan terburu-buru atau menggunakan nada tinggi. 

Tindakan tersebut bisa menyebabkan lawan bicara merasa tidak nyaman. Sebaliknya, saat kita menggunakan nada yang lebih tenang dan penuh rasa percaya diri, maka percakapan kita dengan lawan bicara akan berjalan lebih lancar. 

Menyampaikan Informasi dengan Jelas

Pastikan setiap informasi yang kita sampaikan menggunakan artikulasi yang jelas dan kecepatan bicara yang mudah diikuti. 

Komunikasi melalui telepon hanya mengandalkan suara sehingga penyampaian yang kurang jelas bisa meningkatkan risiko kesalahpahaman. Berbicara secara teratur juga membantu penelpon memahami informasi yang kita berikan. 

Tidak Melakukan Multitasking saat Sedang Menelpon

Saat menelpon, sebisa mungkin jangan melakukan multitasking. Fokus pada topik percakapan dan pastikan kita memberikan perhatian kepada lawan berbicara kita. 

Melakukan banyak hal dalam satu waktu bisa menyebabkan kita terdengar kurang profesional dan tidak fokus. 

Bersikap Jujur Ketika Tidak Mengetahui Jawabannya

Jika tidak mengetahui jawaban dari pertanyaan penelpon, maka sebaiknya jangan memberikan informasi yang belum dipastikan kebenarannya. Sampaikan secara jujur bahwa kita perlu mencari informasi terlebih dahulu. 

Setelah mendapatkan jawaban yang tepat, kita bisa memberikan informasi tersebut kepada penelpon sesuai prosedur yang berlaku.

Hindari Interupsi Selama Menelpon 

Jangan melakukan interupsi atau menyela pembicaraan saat menelpon sedang menyampaikan informasi. 

Pastikan mereka menyelesaikan terlebih dahulu kalimat yang disampaikan sebelum kita memberikan respons. Interupsi atau menyela termasuk tindakan yang tidak sopan dan menyebabkan percakapan kita dengan penelpon menjadi kurang efektif.

Etika berkomunikasi menjadi salah satu soft-skills yang harus dimiliki oleh setiap pekerja. Termasuk etika menelpon. Apabila masih merasa kesulitan untuk menerapkan etika tersebut, kita bisa mengikuti training komunikasi yang diselenggarakan oleh PasarTrainer yaitu From Chat to Call: Professional, Personal, & Purposeful Communication. 

Dengan mengikuti training komunikasi tersebut kita bisa meningkatkan keterampilan dasar komunikasi lisan dan tertulis.

BACA JUGA: 6 Manfaat Training Komunikasi dalam Meningkatkan Kinerja Tim

Kemudian meningkatkan rasa percaya diri dan mempersiapkan sesi pengembangan bersama rekan kerja terkait permasalahan komunikasi telepon serta tertulis dengan pelanggan. 

Selain itu, PasarTrainer juga memiliki training komunikasi lainnya yang bisa kita temukan pada halaman All Communication Training. Kita bisa memilih training komunikasi tersebut berdasarkan kebutuhan.

Referensi: