Dalam struktur organisasi perusahaan modern, peran admin sering dianggap sebagai posisi pendukung yang tugasnya hanya seputar pengarsipan dan administrasi dasar. Padahal, jika kita melihat lebih dalam, peran admin justru menjadi tulang punggung kelancaran operasional perusahaan.
Di era digital dan percepatan kompetensi kerja, memahami jenis-jenis admin menjadi penting terutama bagi tim L&D dan karyawan yang ingin melakukan upskilling.
Berbagai Jenis Admin dalam Perusahaan
Memahami perbedaan jenis admin membantu kita merancang pelatihan yang lebih tepat sasaran. Selain itu, karyawan yang ingin mengembangkan karier juga bisa menentukan jalur pengembangan yang sesuai dengan kekuatan mereka, misalkan dengan mengikuti corporate training.
Di bawah ini adalah lima jenis admin dalam perusahaan yang perlu dipahami, lengkap dengan contoh peran dan keterampilan yang dibutuhkan.
1. Admin Operasional
Admin operasional adalah jenis admin yang paling sering kita temui di banyak perusahaan. Mereka bertanggung jawab menjaga kelancaran aktivitas harian perusahaan.
Seorang admin operasional biasanya menangani pemesanan alat kantor, memastikan ruang rapat siap, mengelola kebutuhan logistik kecil, hingga mengatur jadwal harian tim.
Admin jenis ini membutuhkan kemampuan organisasi yang baik, ketelitian tinggi, serta kemampuan komunikasi untuk memastikan semua proses berjalan lancar.
2. Admin HR (Human Resources Administration)
Admin HR berfungsi sebagai pengelola administrasi ketenagakerjaan. Peran mereka sangat dekat dengan proses onboarding, data karyawan, payroll, dan dokumen legal.
Ketika ada karyawan baru masuk, Admin HR bertanggung jawab memastikan data personal di-input ke sistem, dokumen kerja ditandatangani, serta kebutuhan onboarding terpenuhi. Mereka juga sering mendukung proses rekrutmen dengan menjadwalkan interview dan mengelola database kandidat.
Jenis admin ini membutuhkan kemampuan confidentiality, attention to detail, dan penguasaan software HRIS. Pelatihan corporate training yang sesuai untuk admin HR biasanya mencakup compliance, administrasi personalia, hingga analisis data dasar.
3. Admin Finance
Admin finance bekerja mengelola transaksi keuangan yang sifatnya administratif. Meski bukan akuntan, mereka memegang peranan krusial dalam penginputan dan pengecekan data keuangan.
Admin finance biasanya mencatat invoice, melakukan verifikasi bukti pembayaran, membuat laporan sederhana, dan berkomunikasi dengan vendor terkait tagihan atau kelengkapan dokumen.
Untuk menjalankan fungsi ini, admin finance memerlukan kemampuan numerik, ketelitian, serta penguasaan Excel dari tingkat dasar hingga menengah. Di sinilah corporate training, seperti pelatihan spreadsheet atau pengolahan sangat membantu meningkatkan skill admin finance.
4. Admin Project
Admin project adalah jenis admin yang bertugas mendukung tim project dalam hal koordinasi, dokumentasi, serta monitoring progress. Mereka sering bekerja lintas departemen.
Dalam proyek peluncuran produk, admin project membantu menyiapkan timeline, membuat notulen rapat, mendokumentasikan progres, dan memastikan stakeholder mendapatkan update yang konsisten.
Admin project membutuhkan kemampuan multitasking, komunikasi, manajemen dokumen, serta penguasaan software manajemen proyek, seperti Trello, Notion, atau Asana.
5. Admin General Affairs (GA)
Admin GA bertanggung jawab mengelola fasilitas, aset perusahaan, hingga hal-hal administratif yang bersifat general namun berdampak besar bagi operasional.
Admin GA mengurus perpanjangan kontrak gedung, mengelola kendaraan perusahaan, mengawasi vendor kebersihan, hingga memastikan keamanan fasilitas kantor. Peran ini memerlukan kemampuan negosiasi, dokumentasi, serta pemahaman proses procurement sederhana.
6. Admin Sales & Marketing
Admin sales & marketing berfungsi membantu tim pemasaran dan penjualan dalam pengelolaan data, materi promosi, dan komunikasi dengan klien.
Biasanya, mereka bertugas menginput data prospek ke CRM, menyiapkan materi presentasi penjualan, mengatur jadwal meeting dengan klien, hingga membuat laporan penjualan mingguan.
Admin jenis ini rentan multitasking sehingga membutuhkan pelatihan data management, CRM tools, dan komunikasi profesional dalam corporate training.
7. Admin IT (IT Administration)
Admin IT berperan mengelola aset teknologi, akses pengguna, dokumentasi sistem, hingga koordinasi kebutuhan perangkat.
Tak hanya itu, admin IT biasanya juga diminta untuk mengelola inventaris perangkat, menyiapkan akun email untuk karyawan baru, mencatat permintaan IT support, dan mengkoordinasikan maintenance aplikasi internal.
Mereka membutuhkan kemampuan dokumentasi teknis, troubleshooting dasar, serta pemahaman keamanan data. Pelatihan IT administration dasar menjadi kebutuhan penting bagi peran ini.
Peran Corporate Training dalam Meningkatkan Kompetensi Admin
Kita sering melihat seorang admin yang sebenarnya memiliki potensi besar, namun belum mendapatkan akses ke pelatihan yang tepat. Hadirnya corporate training dapat membantu posisi admin mengembangkan kemampuan digital, analitis, dan interpersonal.
Melalui corporate training yang tepat, admin dapat meningkatkan kemampuan teknis dan soft skill yang relevan untuk mendukung performa organisasi.
Memahami jenis-jenis admin dalam perusahaan membantu kita mengetahui kompetensi apa saja yang diperlukan untuk masing-masing peran. Tujuh jenis admin di atas menunjukkan bahwa fungsi administratif merupakan bagian dari strategi operasional perusahaan.
Ingin meningkatkan kemampuan admin di perusahaan agar lebih efektif dan kompeten? PasarTrainer menyediakan berbagai program pelatihan yang relevan, termasuk Excel Intermediate for Effective Administration. Program pelatihan terkait admin lainnya juga bisa diikuti disini.
Referensi:
www.aihr.com - HR Administrationwww.cipd.org - HR Roles
www.shrm.org - Organizational and Employee Development
accurate.id - Pekerjaan Admin
sleekr.co - Tugas dan Tanggung Jawab Admin